Itsensä johtamisen ja ajankäytön haasteet modernissa projektitoiminnassa ja organisaatioissa
Välimaa, Martti (2017)
Diplomityö
Välimaa, Martti
2017
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201708097974
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201708097974
Tiivistelmä
Oman ajankäytön hallinta, sekä työtehtävien- ja työpäivien viisas jäsentäminen kuuluu jokaisen asiantuntijatyötä tekevän päivittäiseen arkeen. Nykypäivän hektisessä korkean osaamisen ja -teknologian tietoyhteiskunnassa päällekkäisten työtehtävien hoitaminen lineaarisessa aikaulottuvuudessa on enemmänkin sääntö kuin poikkeus toimialasta ja toimintaympäristöstä riippumatta. Samaan hengen vetoon voidaan myös todeta, että tahti ei ainakaan ole hiljentymässä.
Yksi yleisimmistä huolenaiheista on ihmisten työssä jaksaminen ja yleinen työhyvinvointi. Maallikon ei tarvitse olla kovinkaan kummoinen terveysalan ammattilainen löytääkseen syy-yhteyden työpäivien kohtuuttoman venymisen ja madaltuneen työhyvinvoinnin välillä.
Yksi merkittävimmistä tekijöistä työpäivien kohtuuttomaan venymiseen on se, ettei sovittuja asioita hoideta ajallaan, tehdyistä aikaraameista lipsutaan ja haluttu informaatio ei tavoita tarpeeksi laajasti ja ajoissa sidosryhmiä joille se oli tarkoitettu. Tämä on suoraa seurausta laiminlyönneistä ajan käytössä, projektinhallinnassa ja itsensä johtamisessa. Nämä seikat voivat olla myös tahattomia ja tiedostamattomia, mutta silti toistuessaan kasaantuvat ja kertautuvat aiheuttaen prosessien tehokkuuden laskua, aikarajojen venymistä, stressiä ja työntekijöiden yleistä pahoinvointia. Tästä seuraavaa noidankehää voidaan pitää yleisesti katastrofaalisen epäedullisena ilmiönä länsimaalaisen markkinatalouden säännöillä kamppailevien yritysten kilpailussa eloonjäämisestä ja toimialan herruudesta.
Työn tavoitteena oli selvittää, miten tämänlaista ajanhukkaa pystyttäisiin havaitsemaan, havainnollistamaan, hallitsemaan ja edelleen sitä kautta luomaan toimenpide-ehdotuksia sen vähentämiseksi organisaatiossa, sekä yksilöissä.
Kirjallisuusselvityksen avulla selvitettiin, minkälaisia ajanhallinnan, itsensä johtamisen ja projektinjohtamisen työkaluja tieteelliset julkaisut tarjoavat lukijalleen, sekä sen lisäksi teemahaastatteluilla otettiin selvää, miten käytäntö ja teoria kohtaavat tosielämässä, missä on parannettavaa, mikä on hyvää ja mitä johtopäätöksiä voidaan vetää tämän tutkimuksen ja alalla vallitsevien yleisten parhaiden toimintamallien välille.
Työssä selvisi, että moni havaitsee omassa työskentelyssään työn jäsentelyyn liittyviä virheitä, ajanhukkaa ja siitä syntyvää stressiä, mutta tuntevat olevansa kyvyttömiä tai haluttomia tekemään asialle mitään. Positiivisena puolena oli se, että ongelman myönnettiin olevan olemassa, joka kertoo erityisesti siitä, että uusille toimintamalleille on tilaa ja käyttömahdollisuuksia. The overseeing and managing of your schedule and tasks at work belongs every specialists’ normal day at the office. In todays’ hectic knowledge based IT-society, polychromic task management in linear timeframe is coming more and more common for workers without looking any branch or industry boundaries. We also already know that the pace is not going to slow down any time soon.
At the same time, one of the biggest things that concern us is the fact that lots of people feel their workload overwhelming and burn out in their day to day jobs. You don’t need to be a rocket scientist to find out that there is a connection between working endless extra hours to get the intended job done and workers exhaustion. In a long period of time this kind of phenomena can end up being a downward spiral towards lowering efficiency at the job and catalysator for running out of resources and mental capacity to continue at the job.
One of the biggest things for the meaningless stretch for the workdays is the malevolent time wasting that might be because of you or somebody else on your stakeholder network you rely on. In a long run, that kind of actions becomes habits and they start to bring up stress, even less tasks gets done and that rises stress. This de-powering loop puts down humans, their efforts, company effort, company competitive and might end up closing a prominent business if these things aren’t taking care of off.
In this thesis, hypothesis was to find out how this waste of time could be managed, measured and visualized in the projects and how we could come up with tools to go fight against this matter in organizations and in individuals. Literature was used to find out the best accepted model in the branch of time and task management, also theme interviews were held to find out what is the common practices in the real life and how they line up with the theory.
In this thesis, I found out that in many cases people acknowledge the bumps in their self-management on the job and how that creates stress and lowered-efficiency. Positive thing is that people acknowledge that so it means, there must be room for the improvement.
Yksi yleisimmistä huolenaiheista on ihmisten työssä jaksaminen ja yleinen työhyvinvointi. Maallikon ei tarvitse olla kovinkaan kummoinen terveysalan ammattilainen löytääkseen syy-yhteyden työpäivien kohtuuttoman venymisen ja madaltuneen työhyvinvoinnin välillä.
Yksi merkittävimmistä tekijöistä työpäivien kohtuuttomaan venymiseen on se, ettei sovittuja asioita hoideta ajallaan, tehdyistä aikaraameista lipsutaan ja haluttu informaatio ei tavoita tarpeeksi laajasti ja ajoissa sidosryhmiä joille se oli tarkoitettu. Tämä on suoraa seurausta laiminlyönneistä ajan käytössä, projektinhallinnassa ja itsensä johtamisessa. Nämä seikat voivat olla myös tahattomia ja tiedostamattomia, mutta silti toistuessaan kasaantuvat ja kertautuvat aiheuttaen prosessien tehokkuuden laskua, aikarajojen venymistä, stressiä ja työntekijöiden yleistä pahoinvointia. Tästä seuraavaa noidankehää voidaan pitää yleisesti katastrofaalisen epäedullisena ilmiönä länsimaalaisen markkinatalouden säännöillä kamppailevien yritysten kilpailussa eloonjäämisestä ja toimialan herruudesta.
Työn tavoitteena oli selvittää, miten tämänlaista ajanhukkaa pystyttäisiin havaitsemaan, havainnollistamaan, hallitsemaan ja edelleen sitä kautta luomaan toimenpide-ehdotuksia sen vähentämiseksi organisaatiossa, sekä yksilöissä.
Kirjallisuusselvityksen avulla selvitettiin, minkälaisia ajanhallinnan, itsensä johtamisen ja projektinjohtamisen työkaluja tieteelliset julkaisut tarjoavat lukijalleen, sekä sen lisäksi teemahaastatteluilla otettiin selvää, miten käytäntö ja teoria kohtaavat tosielämässä, missä on parannettavaa, mikä on hyvää ja mitä johtopäätöksiä voidaan vetää tämän tutkimuksen ja alalla vallitsevien yleisten parhaiden toimintamallien välille.
Työssä selvisi, että moni havaitsee omassa työskentelyssään työn jäsentelyyn liittyviä virheitä, ajanhukkaa ja siitä syntyvää stressiä, mutta tuntevat olevansa kyvyttömiä tai haluttomia tekemään asialle mitään. Positiivisena puolena oli se, että ongelman myönnettiin olevan olemassa, joka kertoo erityisesti siitä, että uusille toimintamalleille on tilaa ja käyttömahdollisuuksia.
At the same time, one of the biggest things that concern us is the fact that lots of people feel their workload overwhelming and burn out in their day to day jobs. You don’t need to be a rocket scientist to find out that there is a connection between working endless extra hours to get the intended job done and workers exhaustion. In a long period of time this kind of phenomena can end up being a downward spiral towards lowering efficiency at the job and catalysator for running out of resources and mental capacity to continue at the job.
One of the biggest things for the meaningless stretch for the workdays is the malevolent time wasting that might be because of you or somebody else on your stakeholder network you rely on. In a long run, that kind of actions becomes habits and they start to bring up stress, even less tasks gets done and that rises stress. This de-powering loop puts down humans, their efforts, company effort, company competitive and might end up closing a prominent business if these things aren’t taking care of off.
In this thesis, hypothesis was to find out how this waste of time could be managed, measured and visualized in the projects and how we could come up with tools to go fight against this matter in organizations and in individuals. Literature was used to find out the best accepted model in the branch of time and task management, also theme interviews were held to find out what is the common practices in the real life and how they line up with the theory.
In this thesis, I found out that in many cases people acknowledge the bumps in their self-management on the job and how that creates stress and lowered-efficiency. Positive thing is that people acknowledge that so it means, there must be room for the improvement.