Semantiikan hyödyntäminen dokumenttienhallinnassa
Tuomistola, Osmo (2006)
Tiivistelmä
Työn tavoitteena on etsiä asiakasyritykselle sähköteknisen dokumentoinnin hallintaan sopiva
järjestelmäratkaisu vertailemalla insinööritoimistojen käyttämien suunnittelujärjestelmien
ja yleisten dokumenttien hallintajärjestelmien soveltuvuutta asiakasympäristöön. Työssä
tutkitaan sopivien metatietojen kuvaustapojen käyttökelpoisuutta sähköteknisen
dokumentoinnin hallintaan esimerkkiprojektien avulla.
Työn sisältö koostuu neljästä pääkohdasta. Ensimmäisessä jaksossa tarkastellaan dokumentin
ominaisuuksia ja elinkaarta luonnista aktiivikäyttöön, arkistointiin ja hävitykseen. Samassa
yhteydessä kerrotaan dokumenttienhallinnan perustehtävistä. Toisessa jaksossa käsitellään
dokumenttien kuvailun tavoitteita, kuvailusuosituksia ja -standardeja sekä luonnollisen
kielen käyttöä sisällönkuvailussa. Tarkastelukohteina suosituksista ovat W3C:n julkaisemat
suositukset, Dublin Core, JHS 143 ja SFS-EN 82045. Kolmannessa jaksossa tarkastellaan
teollisuuden dokumentoinnin ominaispiirteitä ja käyttötarkoitusta. Teollisuudessa on monia
erilaisia järjestelmäympäristöjä tehtaan sisällä ja työssä kuvataan dokumenttienhallinnan
integrointitarpeita muihin järjestelmiin. Viimeisessä jaksossa kuvaillaan erilaisia
dokumentoinnin hallintaympäristöjä alkaen järeimmästä päästä tuotetiedon
hallintajärjestelmistä siirtyen pienempiinsuunnittelujärjestelmiin ja lopuksi yleisiin
dokumenttien hallintajärjestelmiin. Tässä osassa on myös luettelo ohjelmistotoimittajista.
Työn tuloksena on laadittu valituista dokumenttityypeistä metatietokuvaukset kahden eri
kuvaustavan (JHS 143 ja SFS-EN 82045) avulla ja on todettu molemmat kuvaustavat
käyttökelpoisiksi sähköteknisen dokumentoinnin käsittelyyn.Nämä kuvaukset palvelevat
asiakasta dokumenttienhallintaprojektin määrittelytyössä. Asiakkaalle on tehty myös vertailu
sopivista järjestelmävaihtoehdoista hankintaa varten. The main goal of this study is to find a proper document management system for the industry
customer. The customer has to decide between a engineering system and a common
document management system. The secondary goal is to find a suitable metadata description
method for the electrotechnical documents.
The study consist of four sections. A document, its features, and a life cycle from document
creating to active use and disposing is described in the first section . The basic principles of
document management are also handled in this part. The goals of collecting metadata and
different modelling methods, using also natural language, is investigated in the second
section. Some common methods like Dublin Core, JHS 143, and SFS-EN 82045 are
mentioned. The characteristics of industrial document management and integrationwith the
other information system are described in the third section. The differences of product data
management systems, engineering systems, and document management systems are
compared in the last section.
This study provides a concept how common metadata methods (JHS 143 and SFS-EN
82045) can be used to describing the industrial document area. A comparison of suitable
document management systems for the customer is also included.
järjestelmäratkaisu vertailemalla insinööritoimistojen käyttämien suunnittelujärjestelmien
ja yleisten dokumenttien hallintajärjestelmien soveltuvuutta asiakasympäristöön. Työssä
tutkitaan sopivien metatietojen kuvaustapojen käyttökelpoisuutta sähköteknisen
dokumentoinnin hallintaan esimerkkiprojektien avulla.
Työn sisältö koostuu neljästä pääkohdasta. Ensimmäisessä jaksossa tarkastellaan dokumentin
ominaisuuksia ja elinkaarta luonnista aktiivikäyttöön, arkistointiin ja hävitykseen. Samassa
yhteydessä kerrotaan dokumenttienhallinnan perustehtävistä. Toisessa jaksossa käsitellään
dokumenttien kuvailun tavoitteita, kuvailusuosituksia ja -standardeja sekä luonnollisen
kielen käyttöä sisällönkuvailussa. Tarkastelukohteina suosituksista ovat W3C:n julkaisemat
suositukset, Dublin Core, JHS 143 ja SFS-EN 82045. Kolmannessa jaksossa tarkastellaan
teollisuuden dokumentoinnin ominaispiirteitä ja käyttötarkoitusta. Teollisuudessa on monia
erilaisia järjestelmäympäristöjä tehtaan sisällä ja työssä kuvataan dokumenttienhallinnan
integrointitarpeita muihin järjestelmiin. Viimeisessä jaksossa kuvaillaan erilaisia
dokumentoinnin hallintaympäristöjä alkaen järeimmästä päästä tuotetiedon
hallintajärjestelmistä siirtyen pienempiinsuunnittelujärjestelmiin ja lopuksi yleisiin
dokumenttien hallintajärjestelmiin. Tässä osassa on myös luettelo ohjelmistotoimittajista.
Työn tuloksena on laadittu valituista dokumenttityypeistä metatietokuvaukset kahden eri
kuvaustavan (JHS 143 ja SFS-EN 82045) avulla ja on todettu molemmat kuvaustavat
käyttökelpoisiksi sähköteknisen dokumentoinnin käsittelyyn.Nämä kuvaukset palvelevat
asiakasta dokumenttienhallintaprojektin määrittelytyössä. Asiakkaalle on tehty myös vertailu
sopivista järjestelmävaihtoehdoista hankintaa varten.
customer. The customer has to decide between a engineering system and a common
document management system. The secondary goal is to find a suitable metadata description
method for the electrotechnical documents.
The study consist of four sections. A document, its features, and a life cycle from document
creating to active use and disposing is described in the first section . The basic principles of
document management are also handled in this part. The goals of collecting metadata and
different modelling methods, using also natural language, is investigated in the second
section. Some common methods like Dublin Core, JHS 143, and SFS-EN 82045 are
mentioned. The characteristics of industrial document management and integrationwith the
other information system are described in the third section. The differences of product data
management systems, engineering systems, and document management systems are
compared in the last section.
This study provides a concept how common metadata methods (JHS 143 and SFS-EN
82045) can be used to describing the industrial document area. A comparison of suitable
document management systems for the customer is also included.