Successful Implementation of an ERP System

Abstract

Työn tarkoituksena on tarkastella ERP-järjestelmän käyttöönottoa ja tarjota ohjekartta kuinka tehdä se menestyksekkäästi. Lisäksi työ kartoittaa Konecranesin saamia etuja ja hyötyjä yrityksen ottaessa ERP-järjestelmä käyttöön. Käyttöönottoprojekti, sen vaiheet ja muut merkittävät ERP-projekteihin liittyvät vaiheet on kuvattu työssä yksityiskohtaisesti. Ensiksi ERP-järjestelmän käyttöönottoa tarkastellaan kirjallisuuteen perustuen. Myöhemmin sitä tarkastellaan perustuen kirjoittajan kokemuksiin ja havaintoihin ERP-järjestelmän käyttöönotosta, ja vertaillaan käytännön suhdetta teoriaan.ERP-järjestemät ovat kalliita ja niiden käyttöön ottaminen on aikaa vievää. Viimeisen vuosikymmenen aikana yritykset ovat enenevissä määrin alkaneet ottamaan ERP-järjestelmiä käyttöön. ERP-järjestelmät ovat saavuttaneet kasvavaa suosiota mm. niiden operaatioita integroivan ja tehostavan luonteesta ansiosta sekä niiden kyvystä tarjota päivitettyä tietoa reaaliajassa.Myös menestyksekkäissä ERP-projekteissa on parantamisen varaa. Mitattaessa ERP- projektin menestyksellisyyttä pitäisi käyttää sekä määrällisiä että laadullisia mittareita. On helppoa käyttää ainoastaan määrällisiä mittareita. Usein kuitenkin laadulliset asiat ovat tärkeämpiä. Ihmiset on saatava sitoutumaan yhteiseen tavoitteeseen kommunikaation avulla. Huonoja ensivaikutelmia on vaikea muuttaa. Vaikka vaikuttaisikin siltä, että ERP-projekti on onnistunut, kun kaikki näyttää hyvältä ”paperilla”, loppujen lopuksi systeemiä käyttävät ihmiset päättävät projektin menestyksellisyydestä. Järjestelmän käyttöönottohetkeä on pidettävä ERP-projektin ensimmäisenä vaiheena.

The purpose of this study is to examine the implementation of an ERP system and provide a roadmap to do it successfully. The objective of the study is to map out benefits and advantages gained by Konecranes when the company implemented an ERP system. Along the way, the implementation project, its phases, and other relevant issues related to ERP projects are described and discussed in detail. First, implementing an ERP system is considered from the literature point of view. Later, it is discussed based on experiences and observations derived from the project, and in relation to literature.ERP systems are expensive and time consuming to implement. During the past decade more and more companies have been implementing ERP systems. ERP systems have attained their increasing success because of their ability to integrate operations within organizations, to make operating more efficient, and to provide updated information in real time. Also in successful ERP projects there is room for improvement. In addition, when measuring the success of an ERP project, both quantitative and qualitative measures should be used. It is easy to use only quantitative measures but oftentimes qualitative issues are more important. People must be got committed to the common goal through communication. Bad first impressions and presumptions are difficult to change. Though it might seem that a system project is successful when it succeeded “on paper”, in the end, people using the system decide whether a system implementation is successful. Taking an ERP system into use must be seen as the first cycle of the ERP system project.