Spend-analyysin toteuttaminen ja hyödyntäminen hankintatoimen kehittämisessä epäsuorien hankintojen osalta
Hurskainen, Iina (2008)
Aineistoon ei liity tiedostoja.
Pro gradu -tutkielma
Hurskainen, Iina
2008
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, miten spend-analyysiä voidaan hyödyntää hankintatoimen kehittämisessä epäsuorien hankintojen osalta. Tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksessä spend-analyysin toteuttamiseen kehitettyä työvälinettä, jonka avulla aikaa ja resursseja vievä datan kerääminen useista toiminnanohjausjärjestelmistä on saatu automatisoitua. Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena, jonka lisäksi tietoa kohdeyrityksestä ja spend-analyysin käytöstä kerättiin kyselyillä. Kirjallisuutta tutkittiin niiltä osin, kun sen katsottiin tukevan tutkimusta.
Tutkimuksen tuloksena havaittiin, että spend-analyysi luo pohjan hankintatoimen kehittämiselle. Spend-analyysiä voidaan hyödyntää hankintojen seuraamisessa, osana toimittajien hallinnointia, synergiaetujen löytämisessä, hankintojen hallinnoinnissa, kustannusten hallinnoinnissa, toiminnan suunnittelussa sekä suunnitelmien seurannassa, sopimusten noudattamisen seurannassa, kustannustietoisuuden parantamisessa sekä päätöksenteossa hyödynnettävän informaation tuottamiseksi. Lisäksi havaittiin, että kohdeyrityksessä käytössä olevaa työvälinettä voidaan kehittää spend-analyysin laadun parantamiseksi esimerkiksi yhdenmukaistamalla kirjauskäytäntöjä. The purpose of the study was to examine how spend analysis can be used in developing non-product related purchasing. The study was conducted by using a tool that has been developed in the case company to automate data collecting for spend analysis. The study was conducted as a case study, where the researcher acted as part of the community in the case company in order to collect information and to test the tool described earlier. In addition, two enquiries was executed in order to collect information about the case company and use of spend analysis. Literature was examined to the extent that it added value to the study.
As a result the study shows that spend analysis establish the foundation of development of purchasing. Spend analysis can be used to report and manage purchasing, as a part of supplier management, to find synergies in total spending, in cost management, planning and follow through, in contract and supplier compliance, to improve cost awareness and to produce information used in decision making. In addition it was discovered that the tool used in the company to collect data can be developed to ensure better quality of analysis e.g. by standardising entries in bookkeeping.
Tutkimuksen tuloksena havaittiin, että spend-analyysi luo pohjan hankintatoimen kehittämiselle. Spend-analyysiä voidaan hyödyntää hankintojen seuraamisessa, osana toimittajien hallinnointia, synergiaetujen löytämisessä, hankintojen hallinnoinnissa, kustannusten hallinnoinnissa, toiminnan suunnittelussa sekä suunnitelmien seurannassa, sopimusten noudattamisen seurannassa, kustannustietoisuuden parantamisessa sekä päätöksenteossa hyödynnettävän informaation tuottamiseksi. Lisäksi havaittiin, että kohdeyrityksessä käytössä olevaa työvälinettä voidaan kehittää spend-analyysin laadun parantamiseksi esimerkiksi yhdenmukaistamalla kirjauskäytäntöjä.
As a result the study shows that spend analysis establish the foundation of development of purchasing. Spend analysis can be used to report and manage purchasing, as a part of supplier management, to find synergies in total spending, in cost management, planning and follow through, in contract and supplier compliance, to improve cost awareness and to produce information used in decision making. In addition it was discovered that the tool used in the company to collect data can be developed to ensure better quality of analysis e.g. by standardising entries in bookkeeping.