Sisäisen viestinnän ja tiedon jakamisen rooli organisaatiossa

Abstract

Yritykset organisoituvat ryhmänä ja organisoivat omaa toimintaansa parhaaksi näkemällään tavalla. Liiketoiminnan kasvaessa, tehtävien monipuolistuessa ja kilpailun kasvaessa, omaksutaan yleensä jokin tietty rakenne ja malli, jota yritys omassa toiminnassaan noudattaa. Matriisi on tällainen tyypillinen keskisuurten- ja suurten yritysten organisaatiomalli. Tämän kandidaatintutkielman tutkimuskohteena oleva yksikkö on osa matriisina johdettua liiketoimintoa. Tutkielmassa organisoitumista tarkastellaan sisäisen viestinnän ja tiedon jakamisen näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on ollut selvittää, millaisessa roolissa nämä kaksi toimintoa matriisissa ovat ja toisekseen, miten ne tukevat matriisina organisoidun yrityksen toimintaa.

Tutkielma on toteutettu laadullisin menetelmin. Aineistona on käytetty osallistuvan havainnoinnin aineistoa, kesällä 2018 toteutettua teemahaastattelusarjaa sekä syksyllä 2018 julkaistua henkilöstötutkimusta. Tutkimuksessa havaittiin, että matriisi asettaa organisaation jäsenten välisen kommunikoinnin ja tiedon jakamisen erityisen olennaiseksi, jotta siinä ylipäätään voidaan hyödyntää niitä etuja (mm. korkea yhteistyön aste, innovatiivinen ongelmanratkaisu), jotka oletettavasti vaikuttavat yrityksen päätökseen omaksua matriisi oman toiminnan organisoitumisen malliksi.

Tulokset osoittavat, että yksikössä kohdataan useita sisäisen viestinnän ja tiedon jakamisen haasteita, joista kuitenkin muutamalla voidaan nähdä olevan olennainen vaikutus suurempaan joukkoon näitä tunnistettuja haasteita. Keskeisimmiksi kehityskohteiksi tutkielma esittää strategian, tavoitteiden, roolien sekä vastuualueiden viestimisen sekä tiedonjaon prosessin kehittämisen.

Companies try to organize themselves as a group and organize their business in the best possible way. As business grows, with diversification of tasks and increased competition, a certain structure and model that the company pursues in its own operations is usually adopted. Matrix is such a typical model of medium and large companies. In this Bachelor´s thesis, the business unit under the study is part of the matrix driven business. In the thesis, organization is examined from the point of view of internal communication and knowledge sharing. The aim of the thesis was to find out the role of these two functions in the matrix and, secondly, how these functions support activities of the company organized as a matrix.

This Bachelor´s thesis is implemented through qualitative methods. The material used was observation material, theme interview series implemented in summer 2018 and personnel research published in autumn 2018. The study found that the matrix set communication and knowledge sharing in particularly relevant position, to take advantage of the benefits (e.g. high degree of co-operation, innovative problem solving), that presumably affect the company´s decision to embrace the matrix as a model for organizing the operations.

Results show that the unit faces several challenges on internal communication and knowledge sharing. Though, a few can be see the substantial impact on a large part of these identified challenges. Key development targets are set: communication of strategy, goals, roles and responsibilities, development of knowledge sharing process.