Evaluating success and maturity of business intelligence implementation from managerial accounting perspective
Auvinen, Annika (2018)
Diplomityö
Auvinen, Annika
2018
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201802273602
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201802273602
Tiivistelmä
The aim of this study is to research the implementation of business intelligence (BI) systems from managerial accounting perspective. BI systems are supporting decision-making and managerial accounting by offering functionalities for budgeting, reporting and analyzing. Nearly every successful company has adopted a BI system in recent decades but despite the popularity, the failure rate of the BI implementations is even 80 per cent. The main purpose of this study is to offer the framework for the case company how to facilitate the utilization of the implemented BI systems during the changes in managerial accounting. How to measure the success of the implementation, how implementation challenges vary according to BI maturity and how to defeat implementation challenges are studied.
This study is conducted as a single case study with embedded units using both qualitative and quantitative data. Qualitative data is collected through ten semi-structured interviews including the representatives from different business units. Interviews were divided into two groups; half of the interviews concerned the implementation of the budgeting and forecasting system while half of the interviews concerned the implementation of the reporting and analyzing system. Interview results are enriched with quantitative data which consists of nine-month archival data of tickets opened by the users. Ticket data is analyzed by using a content analysis method.
According to previous researches, the success of the BI implementation can be measured by return on investment, non-concrete measures, project management measures and user satisfaction. The success of the implementations at the case company was evaluated by using project management measures and user satisfaction since they can be used for evaluating the success company-widely. Based on the implementation success and BI maturity criteria of Gartner’s maturity model, the BI implementation projects at the case company are at the 2nd and 3rd maturity levels using the scale from 1 to 5. Based on the interviews and data analysis, workflow problems are the major problem type on both maturity levels. As a result of the study, the framework how to defeat implementation challenges and move up in the maturity curve was created for the case company. Työn tavoitteena on tutkia liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien käyttöönottoa sisäisen laskennan näkökulmasta. Liiketoimintatiedon hallintajärjestelmät tukevat yrityksiä päätöksenteossa ja sisäisessä laskennassa tarjoamalla toiminnallisuuksia budjetointiin, raportointiin ja analysointiin. Lähes jokainen menestynyt yritys on hankkinut liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän viimeisten vuosikymmenien aikana, mutta järjestelmien suosiosta huolimatta jopa 80 prosenttia käyttöönotoista epäonnistuu. Tutkimuksen päätavoitteena on tarjota viitekehys kohdeyritykselle, kuinka se voi edesauttaa liiketoimintatiedon hallintajärjestelmien käyttöönottoa sisäisen laskennan muutostilanteissa. Työssä on tutkittu, kuinka käyttöönoton onnistumista voidaan mitata, kuinka käyttöönoton haasteet vaihtelevat kypsyysasteen mukaan sekä kuinka käyttöönoton haasteet voidaan voittaa.
Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena käyttäen sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista dataa. Kvalitatiivinen data on kerätty kymmenen puolistrukturoidun haastattelun avulla ja haastateltavat edustavat kohdeyrityksen eri liiketoimintayksiköitä. Haastattelut jaettiin kahteen ryhmään; puolet haastatteluista käsittelivät budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttöönottoa, kun taas puolet haastatteluista käsittelivät raportointi- ja analyysijärjestelmän käyttöönottoa. Haastatteluiden tueksi on kerätty kvantitatiivista dataa, joka koostuu käyttäjien avaamista tiketeistä yhdeksän kuukauden tarkastelujakson aikana. Tikettidatan analysoinnissa on käytetty sisällönanalyysimenetelmää.
Aikaisempien tutkimusten perusteella käyttöönoton onnistumista voidaan mitata sijoitetun pääoman tuottoprosentilla, epäkonkreettisilla mittareilla, projektinhallintamittareilla sekä käyttäjätyytyväisyydellä. Käyttöönottojen onnistumista kohdeyrityksessä mitattiin projektinhallintamittareilla sekä käyttäjätyytyväisyydellä, sillä kyseisillä mittareilla voidaan mitata onnistumista yrityksen laajuisesti. Käyttöönottojen onnistumisten ja Gartnerin kypsyysmallin kriteeristön perusteella kohdeyrityksen käyttöönottoprojektit ovat toisella ja kolmannella kypsyysasteella asteikolla 1-5. Haastatteluiden ja data-analyysin perusteella työnkulkuun liittyvät ongelmat ovat suurin ongelmatyyppi molemmilla kypsyysasteilla. Työn lopputuloksena kohdeyritykselle luotiin viitekehys, kuinka yritys voi voittaa käyttöönoton haasteet ja saavuttaa suuremman kypsyysasteen.
This study is conducted as a single case study with embedded units using both qualitative and quantitative data. Qualitative data is collected through ten semi-structured interviews including the representatives from different business units. Interviews were divided into two groups; half of the interviews concerned the implementation of the budgeting and forecasting system while half of the interviews concerned the implementation of the reporting and analyzing system. Interview results are enriched with quantitative data which consists of nine-month archival data of tickets opened by the users. Ticket data is analyzed by using a content analysis method.
According to previous researches, the success of the BI implementation can be measured by return on investment, non-concrete measures, project management measures and user satisfaction. The success of the implementations at the case company was evaluated by using project management measures and user satisfaction since they can be used for evaluating the success company-widely. Based on the implementation success and BI maturity criteria of Gartner’s maturity model, the BI implementation projects at the case company are at the 2nd and 3rd maturity levels using the scale from 1 to 5. Based on the interviews and data analysis, workflow problems are the major problem type on both maturity levels. As a result of the study, the framework how to defeat implementation challenges and move up in the maturity curve was created for the case company.
Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena käyttäen sekä kvalitatiivista että kvantitatiivista dataa. Kvalitatiivinen data on kerätty kymmenen puolistrukturoidun haastattelun avulla ja haastateltavat edustavat kohdeyrityksen eri liiketoimintayksiköitä. Haastattelut jaettiin kahteen ryhmään; puolet haastatteluista käsittelivät budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttöönottoa, kun taas puolet haastatteluista käsittelivät raportointi- ja analyysijärjestelmän käyttöönottoa. Haastatteluiden tueksi on kerätty kvantitatiivista dataa, joka koostuu käyttäjien avaamista tiketeistä yhdeksän kuukauden tarkastelujakson aikana. Tikettidatan analysoinnissa on käytetty sisällönanalyysimenetelmää.
Aikaisempien tutkimusten perusteella käyttöönoton onnistumista voidaan mitata sijoitetun pääoman tuottoprosentilla, epäkonkreettisilla mittareilla, projektinhallintamittareilla sekä käyttäjätyytyväisyydellä. Käyttöönottojen onnistumista kohdeyrityksessä mitattiin projektinhallintamittareilla sekä käyttäjätyytyväisyydellä, sillä kyseisillä mittareilla voidaan mitata onnistumista yrityksen laajuisesti. Käyttöönottojen onnistumisten ja Gartnerin kypsyysmallin kriteeristön perusteella kohdeyrityksen käyttöönottoprojektit ovat toisella ja kolmannella kypsyysasteella asteikolla 1-5. Haastatteluiden ja data-analyysin perusteella työnkulkuun liittyvät ongelmat ovat suurin ongelmatyyppi molemmilla kypsyysasteilla. Työn lopputuloksena kohdeyritykselle luotiin viitekehys, kuinka yritys voi voittaa käyttöönoton haasteet ja saavuttaa suuremman kypsyysasteen.