Development of spare part business process at a technology company
Lakka, Jyri (2019)
Diplomityö
Lakka, Jyri
2019
School of Energy Systems, Konetekniikka
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019062021538
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019062021538
Tiivistelmä
The objective of this thesis was to find out the most significant problems along the value stream of a case company’s spare part business. Against the found problems, alleviating concrete solutions were to be developed to improve areas, which customers found dissatisfying. The thesis was done as a case study while using both quantitative and qualitative methods. Qualitative methods consisted of unstructured interviews and a literature review, the main quantitative method utilized was statistical research.
The current state of the order-to-delivery chain was analyzed numerically based on lead-times and the amount of work-in-progress in different operations and locations. The value stream map was constructed based on the data, presenting the connections between work phases and the total performance of the system. Average lead-times and amount work-in-progress was highest in the quotation process. This indicated that the bottleneck of the system could be found in the sales department. Further development was focused there.
Based on the interviews made to the sales department, multiple causes to long lead-times were obtained, the most significant being problems in the state of product data management. Detailed analysis with SPC-charts proved that the customers are not receiving predictable service from the sales department and large variation on response-times occurs. From the inner delivery process of the case company, unnecessary delays and disproportions on the time reserved to it were found.
For the sales department, suggestion on how much time should be reserved for the rest of the value chain was given. In this context, a recommendation to increase the pace of ready for delivery –booking was given. Method for stabilizing the processes via continuous development was suggested. This contains utilizing of SPC-charts to detect assignable causes behind long lead-times. In addition, a new way of organizing and prioritizing the incoming tasks was presented. Ideas presented are to be tested in the case company after the completion of the thesis. Tämän diplomityön tavoitteena oli selvittää kohdeyrityksen varaosaliiketoiminnan arvoketjun suurimmat ongelmakohdat. Samalla tavoitteena oli kehittää ratkaisuja löydettyihin ongelmiin, etenkin alueille, joihin asiakkaat olivat tyytymättömiä. Lopputyö tehtiin tapaustutkimuksena kohdeyritykseen käyttäen sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Käytetyt kvalitatiiviset metodit olivat kirjallisuustutkimus ja puolistrukturoidut sekä strukturoimattomat haastattelut. Pääasiallisena kvantitatiivisena metodina käytettiin tilastollista tutkimusta.
Tilaus-toimitusketjun nykytilaa analysoitiin numeerisesti läpimenoaikojen sekä keskeneräisen tuotannon avulla eri osastoilla ja paikkakunnilla. Datan pohjalta koottiin arvovirtakuvaus, joka esittää työvaiheiden väliset yhteydet ja asiakkaan kokeman läpimenoajan. Läpimenoajan ja keskeneräisen tuotannon keskiarvo sekä vaihtelu olivat suurinta tarjouspyyntöprosessissa. Tämä indikoi, että systeemin pullonkaula löytyy myynnin alueelta ja jonne kehityspanokset tulisivat suuntautua.
Myyntiorganisaatiolle tehdyistä haastatteluista kävi ilmi syitä pitkiin ja vaihteleviin läpimenoaikoihin, joista merkittävimpänä tuotetiedonhallinnan tila. Analyysi SPC-kuvaajien avulla todisti, että asiakkaat eivät saa ennustettavaa palvelua myyntiorganisaatiosta, ja vasteajoissa ilmenee suurta vaihtelua. Lisäksi yrityksen sisäiselle toimitusprosessille ei varattu riittävästi aikaa ja siinä havaittiin tarpeetonta viivettä lähtevän tavaran kuittaamisessa.
Myyntiorganisaatiolle annettiin suositus toimitusprosessille varattavasta ajasta, sekä tavasta kuitata lähtevä tavara. Lisäksi ehdotettiin jatkuvan kehityksen metodia, jolla stabiloida prosessia. Tämä muodostuu SPC-kuvaajien hyödyntämisestä vaihtelua aiheuttavien, määritettävissä olevien syiden tunnistamiseen. Tämän lisäksi ehdotettiin konseptia uudesta tavasta organisoida ja priorisoida myyntiin tulevat tehtävät. Annettuja ehdotuksia on tarkoitus kokeilla käytännössä lopputyön jälkeen.
The current state of the order-to-delivery chain was analyzed numerically based on lead-times and the amount of work-in-progress in different operations and locations. The value stream map was constructed based on the data, presenting the connections between work phases and the total performance of the system. Average lead-times and amount work-in-progress was highest in the quotation process. This indicated that the bottleneck of the system could be found in the sales department. Further development was focused there.
Based on the interviews made to the sales department, multiple causes to long lead-times were obtained, the most significant being problems in the state of product data management. Detailed analysis with SPC-charts proved that the customers are not receiving predictable service from the sales department and large variation on response-times occurs. From the inner delivery process of the case company, unnecessary delays and disproportions on the time reserved to it were found.
For the sales department, suggestion on how much time should be reserved for the rest of the value chain was given. In this context, a recommendation to increase the pace of ready for delivery –booking was given. Method for stabilizing the processes via continuous development was suggested. This contains utilizing of SPC-charts to detect assignable causes behind long lead-times. In addition, a new way of organizing and prioritizing the incoming tasks was presented. Ideas presented are to be tested in the case company after the completion of the thesis.
Tilaus-toimitusketjun nykytilaa analysoitiin numeerisesti läpimenoaikojen sekä keskeneräisen tuotannon avulla eri osastoilla ja paikkakunnilla. Datan pohjalta koottiin arvovirtakuvaus, joka esittää työvaiheiden väliset yhteydet ja asiakkaan kokeman läpimenoajan. Läpimenoajan ja keskeneräisen tuotannon keskiarvo sekä vaihtelu olivat suurinta tarjouspyyntöprosessissa. Tämä indikoi, että systeemin pullonkaula löytyy myynnin alueelta ja jonne kehityspanokset tulisivat suuntautua.
Myyntiorganisaatiolle tehdyistä haastatteluista kävi ilmi syitä pitkiin ja vaihteleviin läpimenoaikoihin, joista merkittävimpänä tuotetiedonhallinnan tila. Analyysi SPC-kuvaajien avulla todisti, että asiakkaat eivät saa ennustettavaa palvelua myyntiorganisaatiosta, ja vasteajoissa ilmenee suurta vaihtelua. Lisäksi yrityksen sisäiselle toimitusprosessille ei varattu riittävästi aikaa ja siinä havaittiin tarpeetonta viivettä lähtevän tavaran kuittaamisessa.
Myyntiorganisaatiolle annettiin suositus toimitusprosessille varattavasta ajasta, sekä tavasta kuitata lähtevä tavara. Lisäksi ehdotettiin jatkuvan kehityksen metodia, jolla stabiloida prosessia. Tämä muodostuu SPC-kuvaajien hyödyntämisestä vaihtelua aiheuttavien, määritettävissä olevien syiden tunnistamiseen. Tämän lisäksi ehdotettiin konseptia uudesta tavasta organisoida ja priorisoida myyntiin tulevat tehtävät. Annettuja ehdotuksia on tarkoitus kokeilla käytännössä lopputyön jälkeen.