Management of Soft Information in Sales and Operations Planning
Metsola, Heidi (2014)
Diplomityö
Metsola, Heidi
2014
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014120246773
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2014120246773
Tiivistelmä
With a Sales and Operations Planning (S&OP) process, a company aims to manage the demand and supply by planning and forecasting. The studied company uses an integrated S&OP process to improve the company's operations. The aim of this thesis is to develop this business process by finding the best possible way to manage the soft information in S&OP, whilst also understanding the importance and types (assumptions, risks and opportunities) of soft information in S&OP. The soft information in S&OP helps to refine future S&OP planning, taking into account the uncertainties that affect the balance of the long-term demand and supply (typically 12-18 months).
The literature review was used to create a framework for soft information management process in S&OP. There were not found a concrete way how to manage soft information in the existing literature. In consequence of the poor literature available the Knowledge Management literature was used as the base for the framework creation, which was seen in the very same type of information management like the soft information management is. The framework created a four-stage process to manage soft information in S&OP that included also the required support systems. First phase is collecting and acquiring soft information in S&OP, which include also categorization. The categorization was the cornerstone to identify different requirements that needs to be taken into consideration when managing soft information in S&OP process. The next phase focus on storing data, which purpose is to ensure the soft information is managed in a common system (support system) in a way that the following phase makes it available to users in S&OP who need by help of sharing and applications process. The last phase target is to use the soft information to understand assumptions and thoughts of users behind the numbers in S&OP plans. With this soft management process the support system will have a key role. The support system, like S&OP tool, ensures that soft information is stored in the right places, kept up-to-date and relevancy.
The soft information management process in S&OP strives to improve the relevant soft information documenting behind the S&OP plans into the S&OP support system. The process offers an opportunity to individuals to review, comment and evaluate soft information in S&OP made by their own or others. In the case company it was noticed that without a properly documented and distributed soft information in S&OP it was seen to cause mistrust towards the planning. Myynnin ja toiminnan suunnittelu (S&OP) prosessin avulla yrityksen on tarkoitus hallita operatiivista toimintaa ja ohjata toimintoja strategian mukaisesti suunnittelun ja ennustamisen avulla. Tutkielman esimerkki yritys käyttää integroitua S&OP prosessia apuna tehostamaan yrityksensä toimintaa. Diplomityön tavoitteena oli kehittää tätä esimerkkiyrityksen prosessia löytämällä paras mahdollinen tapa hallita pehmeää tietoa S&OP:ssa, mutta samaan aikaan ymmärtää S&OP:n pehmeän tiedon tärkeys ja sen tyypit (oletukset, riskit ja mahdollisuudet). Pehmeä tieto S&OP:ssa tarkentaa S&OP suunnitelmia huomioimalla tulevaisuuden epävarmuustekijöitä, jotka vaikuttavat kysynnän ja toiminnan tasapainottamiseen pitkällä aikavälillä (yleensä 12-18 kk).
Kirjallisuuskatsauksen avulla luotiin viitekehys pehmeän tiedon hallintaprosessille S&OP:ssa, mutta olemassa olevaa viitekehystä ei kirjallisuudesta löytynyt. Puutteellisen kirjallisuuden vuoksi viitekehyksen luomisen pohjana hyödynnettiin tietämysjohtamisen kirjallisuutta, jossa nähtiin olevan yhtäläisyyksiä tutkittavaan aiheeseen. Luodun viitekehyksen avulla koottiin nelivaiheinen prosessi pehmeän tiedon hallinnalle S&OP:ssa ja sen tukijärjestelmälle. Ensimmäinen vaihe on pehmeän tiedon kerääminen, johon kuuluu myös pehmeän tiedon kategorisointi. Kategorisoinnin avulla määritettiin vaatimukset eri tyyppisille pehmeille tiedoille, jotka tulee huomioida osana pehmeän tiedon hallintaprosessia. Seuraava vaihe keskittyy tiedon tallentamiseen, jonka tarkoituksena on varmistaa pehmeän tiedon dokumentointi yhteiseen järjestelmään, josta se seuraavassa vaiheessa saadaan käyttöön kaikille sitä tarvitseville henkilöille määritettyjen tiedon jakamis- ja käyttöprosessien avulla. Viimeisen vaiheen tavoite on käyttää saatua pehmeää informaatiota ymmärtämään henkilöiden ajatuksia S&OP suunnitelmiin liittyen. Tukijärjestelmä on keskeinen osa pehmeän tiedon hallintaprosessia S&OP:ssa. Tukijärjestelmä, kuten S&OP työkalu, takaa että pehmeä tieto varastoidaan oikeisiin paikkoihin, pidetään ajantasalla ja asiaankuuluvana.
Pehmeän tiedon hallintaprosessi S&OP:ssa pyrkii parantamaan numeroiden takana olevien oletuksien asiaankuuluvaa kirjaamista osaksi S&OP tukijärjestelmää. Se tarjoaa henkilöille mahdollisuuden tarkastella, kommentoida ja arvioida niin omia kuin muiden käyttämiä pehmeitä tietoja. Tämän läpinäkyvyyden ja avoimen pehmeän tiedon haastamisen avulla tuetaan ymmärrystä ja oppimista S&OP suunnittelmia kohtaan. Esimerkki yrityksessä havaittiin, että ilman asianmukaisesti dokumentoituja ja oikein jaettua pehmeää tietoa S&OP:ssa, epäluottamus toimminnan suunnittelua kohtaan kasvoi.
The literature review was used to create a framework for soft information management process in S&OP. There were not found a concrete way how to manage soft information in the existing literature. In consequence of the poor literature available the Knowledge Management literature was used as the base for the framework creation, which was seen in the very same type of information management like the soft information management is. The framework created a four-stage process to manage soft information in S&OP that included also the required support systems. First phase is collecting and acquiring soft information in S&OP, which include also categorization. The categorization was the cornerstone to identify different requirements that needs to be taken into consideration when managing soft information in S&OP process. The next phase focus on storing data, which purpose is to ensure the soft information is managed in a common system (support system) in a way that the following phase makes it available to users in S&OP who need by help of sharing and applications process. The last phase target is to use the soft information to understand assumptions and thoughts of users behind the numbers in S&OP plans. With this soft management process the support system will have a key role. The support system, like S&OP tool, ensures that soft information is stored in the right places, kept up-to-date and relevancy.
The soft information management process in S&OP strives to improve the relevant soft information documenting behind the S&OP plans into the S&OP support system. The process offers an opportunity to individuals to review, comment and evaluate soft information in S&OP made by their own or others. In the case company it was noticed that without a properly documented and distributed soft information in S&OP it was seen to cause mistrust towards the planning.
Kirjallisuuskatsauksen avulla luotiin viitekehys pehmeän tiedon hallintaprosessille S&OP:ssa, mutta olemassa olevaa viitekehystä ei kirjallisuudesta löytynyt. Puutteellisen kirjallisuuden vuoksi viitekehyksen luomisen pohjana hyödynnettiin tietämysjohtamisen kirjallisuutta, jossa nähtiin olevan yhtäläisyyksiä tutkittavaan aiheeseen. Luodun viitekehyksen avulla koottiin nelivaiheinen prosessi pehmeän tiedon hallinnalle S&OP:ssa ja sen tukijärjestelmälle. Ensimmäinen vaihe on pehmeän tiedon kerääminen, johon kuuluu myös pehmeän tiedon kategorisointi. Kategorisoinnin avulla määritettiin vaatimukset eri tyyppisille pehmeille tiedoille, jotka tulee huomioida osana pehmeän tiedon hallintaprosessia. Seuraava vaihe keskittyy tiedon tallentamiseen, jonka tarkoituksena on varmistaa pehmeän tiedon dokumentointi yhteiseen järjestelmään, josta se seuraavassa vaiheessa saadaan käyttöön kaikille sitä tarvitseville henkilöille määritettyjen tiedon jakamis- ja käyttöprosessien avulla. Viimeisen vaiheen tavoite on käyttää saatua pehmeää informaatiota ymmärtämään henkilöiden ajatuksia S&OP suunnitelmiin liittyen. Tukijärjestelmä on keskeinen osa pehmeän tiedon hallintaprosessia S&OP:ssa. Tukijärjestelmä, kuten S&OP työkalu, takaa että pehmeä tieto varastoidaan oikeisiin paikkoihin, pidetään ajantasalla ja asiaankuuluvana.
Pehmeän tiedon hallintaprosessi S&OP:ssa pyrkii parantamaan numeroiden takana olevien oletuksien asiaankuuluvaa kirjaamista osaksi S&OP tukijärjestelmää. Se tarjoaa henkilöille mahdollisuuden tarkastella, kommentoida ja arvioida niin omia kuin muiden käyttämiä pehmeitä tietoja. Tämän läpinäkyvyyden ja avoimen pehmeän tiedon haastamisen avulla tuetaan ymmärrystä ja oppimista S&OP suunnittelmia kohtaan. Esimerkki yrityksessä havaittiin, että ilman asianmukaisesti dokumentoituja ja oikein jaettua pehmeää tietoa S&OP:ssa, epäluottamus toimminnan suunnittelua kohtaan kasvoi.