Developing purchase invoice processing through workflow automation

Abstract

The aim of this master’s thesis is to research and analyze how purchase invoice processing can be automated and streamlined in a system renewal project. The impacts of workflow automation on invoice handling are studied by means of time, cost and quality aspects. Purchase invoice processing has a lot of potential for automation because of its labor-intensive and repetitive nature. As a case study combining both qualitative and quantitative methods, the topic is approached from a business process management point of view. The current process was first explored through interviews and workshop meetings to create a holistic understanding of the process at hand. Requirements for process streamlining were then researched focusing on specified vendors and their purchase invoices, which helped to identify the critical factors for successful invoice automation.

To optimize the flow from invoice receipt to approval for payment, the invoice receiving process was outsourced and the automation functionalities of the new system utilized in invoice handling. The quality of invoice data and the need of simple structured purchase order (PO) invoices were emphasized in the system testing phase. Hence, consolidated invoices containing references to multiple PO or blanket release numbers should be simplified in order to use automated PO matching. With non-PO invoices, it is important to receive the buyer reference details in an applicable invoice data field so that automation rules could be created to route invoices to a review and approval flow.

In the beginning of the project, invoice processing was seen ineffective both time- and cost-wise, and it required a lot of manual labor to carry out all tasks. In accordance with testing results, it was estimated that over half of the invoices could be automated within a year after system implementation. Processing times could be reduced remarkably, which would then result savings up to 40 % in annual processing costs. Due to several advancements in the purchase invoice process, business process quality could also be perceived as improved.

Tämän diplomityön tavoitteena on tutkia ja analysoida, kuinka ostolaskujen käsittelyprosessia voidaan automatisoida ja virtaviivaistaa osana ostolaskujärjestelmän uudistusprojektia. Lisäksi automaation vaikutuksia laskunkäsittelyyn tarkastellaan aika-, kustannus- ja laatunäkökulmista. Ostolaskuprosessissa on paljon potentiaalia automatisoinnille sen työvoimaintensiivisyyden ja työn toistuvuuden vuoksi. Tutkimus on luonteeltaan tapaustutkimus, jossa aihepiiriä lähestytään prosessijohtamisen näkökulmasta käyttäen apuna niin laadullisia kuin määrällisiäkin tutkimusmenetelmiä. Prosessin nykytilaan tutustuttiin aluksi haastatteluin ja workshop-tilaisuuksin, joiden avulla luotiin kokonaisvaltainen kuva käsiteltävästä prosessista. Prosessin tehostamisen edellytyksiä tarkasteltiin taas keskittyen tiettyihin toimittajiin ja heidän ostolaskuihinsa, mikä auttoi tunnistamaan tärkeitä tekijöitä onnistuneen laskuautomaation kannalta.

Tehostettaessa prosessia aina laskun vastaanotosta käsitellyn laskun maksattamiseen, laskujen vastaanottovaihe ulkoistettiin ja laskujen käsittelyä automatisoitiin uuden järjestelmän tarjoamien toiminnallisuuksien avulla. Laskudatan laatu sekä yksinkertaisten ostotilauksellisten laskujen tarve korostuivat järjestelmän testausvaiheessa. Näin ollen useita osto- tai puitetilausnumeroita sisältävät koontilaskut tulisi yksinkertaistaa, jotta automatisoitua tilausten ja ostolaskujen täsmäytystä voitaisiin käyttää. Erikseen tarkastettavien ja hyväksyttävien laskujen osalta on taas tärkeää, että ostajan viitetiedot vastaanotetaan asianmukaisessa laskun kentässä, jotta näiden tietojen avulla voidaan luoda automaatiosääntöjä laskujen hyväksymiskiertoon ohjaamiseksi.

Projektin alussa prosessia pidettiin tehottomana niin kustannusten kuin ajankäytönkin suhteen, minkä lisäksi sen katsottiin vaativan paljon manuaalista työtä. Testausten perusteella voidaan kuitenkin arvioida, että yli puolet ostolaskuista saataisiin automatisoiduiksi ensimmäisen käyttöönottovuoden aikana. Prosessointiaikoja saataisiin lyhennettyä merkittävästi, minkä myötä olisi mahdollista säästää jopa 40 %:a vuotuisissa laskujen käsittelykustannuksissa. Useiden uudistusten myötä myös prosessin laadun voidaan katsoa kohentuneen.