Balancing the quotation process by LEAN methods

Abstract

This thesis studies the possibility to use lean tools and methods in a quotation process which is carried out in an office environment. The aim of the study was to find out and test the relevant lean tools and methods which can help to balance and standardize the quotation process, and reduce the variance in quotation lead times and in quality. Seminal works, researches and guide books related to the topic were used as the basis for the theory development. Based on the literature review and the case company’s own lean experience, the applicable lean tools and methods were selected to be tested by a sales support team. Leveling production, by product categorization and value stream mapping, was a key method to be used to balance the quotation process. 5S method was started concurrently for standardizing the work. Results of the testing period showed that lean tools and methods are applicable in office process and selected tools and methods helped to balance and standardize the quotation process. Case company’s sales support team decided to implement new lean based quotation process model.

Tämä diplomityö tutkii mahdollisuutta käyttää lean -työkaluja ja -menetelmiä tarjousprosessissa, joka tapahtuu toimistoympäristössä. Työn tavoitteena oli löytää ja testata sopivat lean -työkalut ja -menetelmät tasapainottamaan ja yhtenäistämään tuotantoyrityksen tarjousprosessia sekä vähentämään tarjousten läpimenoaikojen ja laadun vaihtelua. Teoriapohjana käytettiin aihepiirin perusteoksia, tutkimuksia ja oppaita. Näiden ja yrityksen oman lean-kokemuksen avulla valittiin soveltuvat työkalut ja menetelmät tarjoustiimin testattavaksi. Tuotannon tasapainottaminen, sisältäen tuoteluokittelun ja arvoketjukartoituksen, valittiin avainmenetelmäksi tasapainottamaan prosessia. 5S-menetelmä otettiin samanaikaisesti käyttöön vakioimaan työtehtäviä. Testiajanjakson tulokset näyttivät, että lean menetelmiä voidaan soveltaa toimistoprosessiin, ja että valitut työkalut ja menetelmät auttoivat tasapainottamaan ja yhtenäistämään tarjousprosessia. Tarjoustiimi päätti ottaa uuden leaniin pohjautuvan prosessimallin käyttöön.