Skannausratkaisun ja yleisarkiston käyttöönotto potilasasiakirjojen käsittelyyn terveydenhuollossa
Viinikka, Seija (2015)
Diplomityö
Viinikka, Seija
2015
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201505228862
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201505228862
Tiivistelmä
Julkinen terveydenhuolto on muutoksen ja monien haasteiden edessä, kun palveluiden kysyntä ja laatuvaatimukset kasvavat. Julkisen sektorin taloudellinen tilanne aiheuttaa paineita kustannusten pienentämiseksi ja toimintojen keskittämiseen. Muutoksista huolimatta terveydenhuollon henkilökunnalla tulee olla mahdollisimman helppo ja nopea pääsy potilasta koskeviin ajantasaisiin ja olennaisiin tietoihin.
Tämä diplomityö tarkastelee tietojärjestelmän käyttöönottoprosessia, paperisten potilasasiakirjojen digitalisointia ja niiden hyödyntämistä hoitoprosessissa. Tutkimuksessa esitellään paperilähetteiden käsittely, skannausratkaisun käyttöönotto ja integrointi HUS:n XDS-yleisarkistoon. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu käyttöönottoprosessista ja siihen liittyvistä haasteista, onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä sekä onnistumiseen mittaamiseen käytettävissä olevista malleista ja mittareista.
Tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen vaikutti erityisesti ennakkosuunnittelu ja muutosvastarinnan ymmärtäminen. Tietojärjestelmän käyttöönotossa havaittiin, että muutos hyväksytään käyttäjien osalta, kun se vastaa käyttäjien todelliseen tarpeeseen. Erityisesti lähetteiden käsittely sähköisessä muodossa koettiin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi, koska tämä mahdollisti potilastietojen saatavuuden paikasta ja ajasta riippumatta ja tuki potilaan hoitoprosessia. Käyttöönotossa havaittiin, että skannausprosessi ei voi olla samanlainen kaikkialla, koska eri yksiköissä tapahtuva skannaus voi olla potilaskeskeistä tai asiakirjatyyppien mukaan tai kompeksista ja suuriin määriin perustuvaa. The public health service will face changes and challenges as quality requirements and the demand for services increase. The economic situation of the public sector puts pressure on the reduction of costs and the centralization of functions. In spite of changes, public health service staff have to be able to access real-time and essential information concerning the patient as quickly and as easily as possible.
This master’s thesis examines the implementation process of an information system where patient paper records are digitalized and used in the patient's nursing process. This study presents the processing of paper referrals, the implementation of the scanning solution and the integration to the HUS XDS archives. The theoretical framework consists of the implementation process of information systems and its challenges, factors affecting success and models and meters for measuring success.
The advance planning and the understanding about the change resistance affected the success of the implementation. During the implementation process it was found that the users accept the change when the implementations satisfy the real needs of users. The reading of letters in electronic format especially made access to patient information and support of the patient care process possible, regardless of time and place. In the implementation process, it was noted that the scanning process can not be similar everywhere because the scanning can be either patient-centered, according to document types or complicated and based on a substantial number of documents.
Tämä diplomityö tarkastelee tietojärjestelmän käyttöönottoprosessia, paperisten potilasasiakirjojen digitalisointia ja niiden hyödyntämistä hoitoprosessissa. Tutkimuksessa esitellään paperilähetteiden käsittely, skannausratkaisun käyttöönotto ja integrointi HUS:n XDS-yleisarkistoon. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu käyttöönottoprosessista ja siihen liittyvistä haasteista, onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä sekä onnistumiseen mittaamiseen käytettävissä olevista malleista ja mittareista.
Tietojärjestelmän käyttöönoton onnistumiseen vaikutti erityisesti ennakkosuunnittelu ja muutosvastarinnan ymmärtäminen. Tietojärjestelmän käyttöönotossa havaittiin, että muutos hyväksytään käyttäjien osalta, kun se vastaa käyttäjien todelliseen tarpeeseen. Erityisesti lähetteiden käsittely sähköisessä muodossa koettiin hyödylliseksi ja tarpeelliseksi, koska tämä mahdollisti potilastietojen saatavuuden paikasta ja ajasta riippumatta ja tuki potilaan hoitoprosessia. Käyttöönotossa havaittiin, että skannausprosessi ei voi olla samanlainen kaikkialla, koska eri yksiköissä tapahtuva skannaus voi olla potilaskeskeistä tai asiakirjatyyppien mukaan tai kompeksista ja suuriin määriin perustuvaa.
This master’s thesis examines the implementation process of an information system where patient paper records are digitalized and used in the patient's nursing process. This study presents the processing of paper referrals, the implementation of the scanning solution and the integration to the HUS XDS archives. The theoretical framework consists of the implementation process of information systems and its challenges, factors affecting success and models and meters for measuring success.
The advance planning and the understanding about the change resistance affected the success of the implementation. During the implementation process it was found that the users accept the change when the implementations satisfy the real needs of users. The reading of letters in electronic format especially made access to patient information and support of the patient care process possible, regardless of time and place. In the implementation process, it was noted that the scanning process can not be similar everywhere because the scanning can be either patient-centered, according to document types or complicated and based on a substantial number of documents.