Development of project cash flow forecasting process

Abstract

Process management refers to improving the key functions of a company. The main functions of the case company - project management, procurement, finance, and human resource - use their own separate systems. The case company is in the process of changing its software. Different functions will use the same system in the future. This software change causes changes in some of the company’s processes. Project cash flow forecasting process is one of the changing processes. Cash flow forecasting ensures the sufficiency of money and prepares for possible changes in the future. This will help to ensure the company’s viability. The purpose of the research is to describe a new project cash flow forecasting process. In addition, the aim is to analyze the impacts of the process change, with regard to the project control department’s workload and resources through the process measurement, and how the impacts take the department’s future operations into account.

The research is based on process management. Processes, their descriptions, and the way the process management uses the information, are discussed in the theory part of this research. The theory part is based on literature and articles. Project cash flow and forecasting-related benefits are also discussed. After this, the project cash flow forecasting as-is and to-be processes are described by utilizing information, obtained from the theoretical part, as well as the know-how of the project control department’s personnel. Written descriptions and cross-functional flowcharts are used for descriptions. Process measurement is based on interviews with the personnel – mainly cost controllers and department managers.

The process change and the integration of two processes will allow work time for other things, for example, analysis of costs. In addition to the quality of the cash flow information will improve compared to the as-is process. Analyzing the department’s other main processes, department’s roles, and their responsibilities should be checked and redesigned. This way, there will be an opportunity to achieve the best possible efficiency and cost savings.

Prosessijohtamisen keinoin voidaan kehittää yrityksen keskeisiä toimintoja. Tutkimuksen kohdeyrityksen päätoiminnoilla, projektien hallinta, hankinta, talous ja henkilöstöhallinta, on ollut jokaisella käytössä omat järjestelmät. Yrityksessä otetaan käyttöön yhteinen järjestelmä, jota kyseiset toiminnot käyttävät. Tämä aiheuttaa muutoksia joihinkin yrityksen prosessihin. Projektien kassavirran ennustaminen on yksi muuttuvista prosesseista. Kassavirran ennustamisella voidaan varmistaa rahan riittävyys tulevaisuudessa sekä varautua mahdollisiin muutoksiin. Tämä takaa yrityksen elinvoimaisuuden. Tutkimuksen tarkoituksena on kuvata uusi prosessi, jossa saadaan aikaan projektien kassavirtaennuste. Lisäksi analysoidaan prosessimittauksien kautta prossimuutoksen vaikutuksia projektivalvonta osaston työkuormaan ja resursseihin sekä kuinka nämä vaikutukset tulisi ottaa tulevaisuudessa huomioon osaston toiminnassa.

Tutkimuskohdetta käsitellään prosessijohtamisen näkökulmasta. Työn teoriaosassa tutkitaan kirjallisuuden ja artikkelien perusteella mitä ovat prosessit ja kuinka niitä kuvataan ja kuinka prosessin johtaminen käyttää tätä tietoa hyväkseen. Lisäksi kerrotaan projektien kassavirrasta ja sen ennustamisen hyödyistä. Tämän jälkeen kuvataan projektien kassavirtaennustamisen nykyinen ja tuleva prosessi käyttäen hyväksi teoriaosuudesta saatua tietoa sekä projektivalvonta osaston henkilöstön tietämystä. Kuvauksissa käytetään sanallisia kuvauksia ja uimaratakaavioita. Prosessimittaukset perustuvat henkilöstön, lähinnä kustannusvalvojien ja osaston johdon, haastatteluihin.

Prosessimuutoksella sekä kahden eri prosessin yhdistämisellä pysytytään vapauttamaan työaikaa muuhun työhön, esimerkiksi kustannusten analysointiin. Myös kassavirtatiedon laatu paranee entiseen prosessiin verrattuna. Saavuttaakseen parhaan mahdollisen tehokkuuden ja kustannussäästöjä, osaston roolit ja roolien vastuut kannattaisi tarkistaa ja suunnitella uudestaan analysoimalla osaston kaikki pääprosessit.