Improving productivity by developing knowledge management practices for a consulting company

Abstract

The objective of the research was to identify knowledge conversion states in consultancy sales and delivery processes for the company’s one business unit, to know where to store certain types of information and knowledge, and to create best practices for the company’s knowledge management activities in the selected business processes. The used research methodology was action research. The current business processes were analyzed by interviewing people involved in them. The results were documented and catego- rized, and based on them the target states of the processes were developed. Knowledge man- agement activities were integrated to the business processes. The main findings of the research were that roles and responsibilities in the processes were not clear to people, information systems did not fully support individuals and time was wasted searching for information and knowledge. There were also many variations of how the processes actually realized, which affected the overall quality of the process. The conclusions of the research were that knowledge management activities should be high- lighted in businesses where knowledge workers are the main assets of the company. Knowledge management practices can be supported by company culture, leadership and in- formation systems. However, one main factor is each individual’s willingness to share knowledge. By integrating knowledge management activities to business processes and hav- ing information systems supporting knowledge management, individual productivity can be improved.

Tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa tiedon muuntamisen tilanteet yrityksen yhden liiketoi- mintayksikön konsultoinnin myynti- ja toimitusprosesseissa, tietää mihin minkäkin lainen tieto tallennetaan sekä luoda parhaimmat käytännöt yrityksen tietojohtamisen toimintata- voille valituissa liiketoimintaprosesseissa. Käytetty tutkimusmetodologia oli tapaustutkimus. Prosessien nykytilat analysoitiin haastat- telemalla niissä toimivia henkilöitä. Tulokset dokumentoitiin ja luokiteltiin, ja niiden pohjalta prosesseille kehitettiin tavoitetilat. Tietojohtamisen toimintoja sisällytettiin liiketoimintapro- sesseihin. Tutkimuksen myötä tuli esiin, että prosesseissa toimivilla ei ollut selkeää kuvaa rooleista ja niiden vastuista, tietojärjestelmät eivät täysin tukeneet toimintaa ja aikaa hukattiin tiedon et- simiseen. Käytännössä prosesseja vietiin läpi hyvin eri tavoin, mikä vaikutti prosessin laa- tuun. Tutkimuksen johtopäätöksinä voidaan todeta, että yrityksissä, joissa tieto on pääasiallinen pääoma, tulisi tietojohtamisen toiminnot sisällyttää liiketoimintaprosesseihin. Tietojohtami- sen tapoja voidaan tukea yrityskulttuurilla, johtamisella ja tietojärjestelmillä. Yksittäisen henkilön halukkuudella jakaa tietoa on kuitenkin suuri vaikutus tietojohtamisen onnistumi- seen. Sisällyttämällä tietojohtamisen toiminnot liiketoimintaprosesseihin sekä käyttämällä oikeanlaisia tietojärjestelmiä voidaan yksilön tuottavuutta parantaa.