Julkisten kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisen ongelmakohdat

Abstract

Viime vuosien aikana palveluhankintojen suhteellinen osuus kaikista toteutetuista julkisista hankinnoista on kasvanut Suomessa huomattavasti. Samalla markkinaoikeudessa on käsitelty vuosittain suuri määrä erilaisiin julkisiin hankinta-asioihin liittyviä valituksia. Merkittävä valitusten määrä on seurausta siitä, että julkisissa hankintaprosesseissa tehdään paljon virheitä. Tarjouspyynnön laatiminen on tärkeä hankintaprosessin vaihe, johon hankintayksiköissä tulisi kalliit markkinaoikeuskäsittelyt välttääkseen riittävästi panostaa. Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää, mitkä asiat palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa tuottavat hankintayksiköille ongelmia. Lisäksi tarkoituksena oli pohtia sekä itse palvelun hankkijaan että julkisten hankintojen lainsäädäntöön liittyviä tekijöitä, joista ongelmat palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa mahdollisesti johtuvat. Tutkimuksessa tutkimuskohteena olivat 24 markkinaoikeuden vuosina 2012–2014 antamaa hankinta-asioiden ratkaisua, ja tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena tutkimusaineistoa kategorisoimalla ja yhdenmukaistamalla. Tutkielmassa havaittiin, että merkittävin kompastuskivi kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisessa on tarjouksen vertailuperusteiden asettaminen. Erityisesti laadun vertailuperusteiden tulkinnanvarainen ja epäselvä esittäminen oli yleistä, ja lisäksi merkittävä määrä virheitä tehtiin sekoittamalla tarjoajan soveltuvuusvaatimukset vertailuperusteisiin. Joitakin virheitä tehtiin myös vertailuperusteiden tärkeysjärjestyksen ja suhteellisen painotuksen asettamisessa sekä hankinnan kohteen määrittelyssä. Tutkimustulosten perusteella pääteltiin, että kansallisten palveluhankintojen tarjouspyyntöjen laatimisen ongelmissa on suurimmassa osin kyse hankintayksikön vähäisistä resursseista ja siten heikosta hankintojen suunnittelusta sekä hankintayksiköiden ammattitaidon ja kokemuksen puutteista. Lisäksi joitakin esiintyneitä virheitä voidaan ainakin jossain määrin perustella hankintalainsäädännön monimutkaisuudella ja tulkinnanvaraisuudella.

In the recent years the relative share of service procurements of all public procurements executed has grown significantly in Finland. At the same time the Market Court has decided a great number of cases concerning public procurement. The remarkable number of legal cases related to public procurement is a consequence of the errors made in the process of public procurements. Creating a request for quotation in a lawful way is essential when trying to avoid the expensive juridical process. The aim of this study is to find out what kinds of issues are the most challenging for procurement units when creating national requests for quotation for services. In addition to this, the study aims to point out features of procurement units and Public Procurement Act that possibly cause problems in creating the requests for quotation. The research data consists of 24 different public procurement cases concerning national requests for quotation for services. The empirical study is conducted as a qualitative research. According to the study, the most significant challenge in creating the requests for quotation is the determination of the quotation criteria. Especially the ambiguous and unclear presentation of the quality criteria is a common problem. Furthermore, a substantial amount of errors are made by confusing the supplier’s applicability criteria with the criteria of quotation. Some errors are also made in the priority of criteria, relative emphasis of criteria and definition of procurement object. Based on the research results one can conclude that in creating the requests for quotation most of the issues are related to scarce resources of procurement units and thus insufficient planning of the process. There is also the lack of proficiency and experience in some procurement units. As well, some of the errors appeared can be explained by the complexity and ambiguity of the Public Procurement Act.