Data and Inventory Management in Spare Part Business: Developing Operations in the Case Company
Rantanen, Johanna (2016)
Diplomityö
Rantanen, Johanna
2016
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016051612396
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2016051612396
Tiivistelmä
After sales business is an effective way to create profit and increase customer satisfaction in manufacturing companies. Despite this, some special business characteristics that are linked to these functions, make it exceptionally challenging in its own way. This Master’s Thesis examines the current situation of the data and inventory management in the case company regarding possibilities and challenges related to the consolidation of current business operations.
The research examines process steps, procedures, data requirements, data mining practices and data storage management of spare part sales process, whereas the part focusing on inventory management is reviewing the current stock value and examining current practices and operational principles. There are two global after sales units which supply spare parts and issues reviewed in this study are examined from both units’ perspective. The analysis is focused on the operations of that unit where functions would be centralized by default, if change decisions are carried out.
It was discovered that both data and inventory management include clear shortcomings, which result from lack of internal instructions and established processes as well as lack of cooperation with other stakeholders related to product’s lifecycle. The main product of data management was a guideline for consolidating the functions, tailored for the company’s needs. Additionally, potentially scrapped spare part were listed and a proposal of inventory management instructions was drafted. If the suggested spare part materials will be scrapped, stock value will decrease 46 percent. A guideline which was reviewed and commented in this thesis was chosen as the basis of the inventory management instructions. Jälkimarkkinointiliiketoiminta on tehokas tapa saada aikaan tuottoa ja kasvattaa asiakastyytyväisyyttä valmistavassa teollisuudessa. Tästä huolimatta nämä toiminnot pitävät sisällään myös erilaisia haasteellisia liiketoiminnan erityispiirteitä. Tämä diplomityö tarkastelee tämänhetkisen tiedon- ja varastonhallinnan tilannetta asiakasyrityksessä silmälläpitäen mahdolliseen nykyisten liiketoimintojen yhdistämiseen liittyviä mahdollisuuksia ja haasteita.
Työ tutkii varaosamyyntiprosessin työvaiheita, toimintatapoja, tietotarpeita, tiedonhankintakäytäntöjä ja tiedonhallintaa, kun taas varastonhallinnassa keskitytään varastonarvon tarkasteluun ja tutkitaan varastonhallinnan nykyisiä käytäntöjä ja toimintaperiaatteita. Varaosapalveluita tarjoaa tällä hetkellä kaksi globaalia jälkimarkkinointipalveluyksikköä ja työ tarkasteleekin ylläkuvattuja asioita näiden molempien näkökulmasta. Sen sijaan analyysissa keskitytään sen yksikön toimintoihin, johon toiminta oletusarvoisesti keskitettäisiin, jos muutoksiin päädytään.
Tutkimuksessa havaittiin, että sekä tiedon- että varastonhallinnassa on selkeitä puutteita, jotka ovat seurausta sisäisten ohjeistuksien ja prosessien puutteesta ja heikosta yhteistyöstä muiden tuotteen elinkaareen liittyvien osapuolten kanssa. Datahallintaan liittyvä päätuotos oli yrityksen tarpeisiin suunniteltu ohjeistus toimintojen keskittämisen varalle. Lisäksi työn tuloksena syntyi esitys romutettavista varastomateriaaleista ja ehdotus selkeämmistä pelisäännöistä varastonhallintaan. Jos ehdotetut varastomateriaalit romutetaan, varastonarvo laskee 46 prosenttia. Varastonhallinnan ohjeistuksen pohjaksi kelpuutettiin puolestaan keskeneräinen varastonhallinnan ohje, jonka sisältöä kommentointiin ja täydennettiin tässä työssä.
The research examines process steps, procedures, data requirements, data mining practices and data storage management of spare part sales process, whereas the part focusing on inventory management is reviewing the current stock value and examining current practices and operational principles. There are two global after sales units which supply spare parts and issues reviewed in this study are examined from both units’ perspective. The analysis is focused on the operations of that unit where functions would be centralized by default, if change decisions are carried out.
It was discovered that both data and inventory management include clear shortcomings, which result from lack of internal instructions and established processes as well as lack of cooperation with other stakeholders related to product’s lifecycle. The main product of data management was a guideline for consolidating the functions, tailored for the company’s needs. Additionally, potentially scrapped spare part were listed and a proposal of inventory management instructions was drafted. If the suggested spare part materials will be scrapped, stock value will decrease 46 percent. A guideline which was reviewed and commented in this thesis was chosen as the basis of the inventory management instructions.
Työ tutkii varaosamyyntiprosessin työvaiheita, toimintatapoja, tietotarpeita, tiedonhankintakäytäntöjä ja tiedonhallintaa, kun taas varastonhallinnassa keskitytään varastonarvon tarkasteluun ja tutkitaan varastonhallinnan nykyisiä käytäntöjä ja toimintaperiaatteita. Varaosapalveluita tarjoaa tällä hetkellä kaksi globaalia jälkimarkkinointipalveluyksikköä ja työ tarkasteleekin ylläkuvattuja asioita näiden molempien näkökulmasta. Sen sijaan analyysissa keskitytään sen yksikön toimintoihin, johon toiminta oletusarvoisesti keskitettäisiin, jos muutoksiin päädytään.
Tutkimuksessa havaittiin, että sekä tiedon- että varastonhallinnassa on selkeitä puutteita, jotka ovat seurausta sisäisten ohjeistuksien ja prosessien puutteesta ja heikosta yhteistyöstä muiden tuotteen elinkaareen liittyvien osapuolten kanssa. Datahallintaan liittyvä päätuotos oli yrityksen tarpeisiin suunniteltu ohjeistus toimintojen keskittämisen varalle. Lisäksi työn tuloksena syntyi esitys romutettavista varastomateriaaleista ja ehdotus selkeämmistä pelisäännöistä varastonhallintaan. Jos ehdotetut varastomateriaalit romutetaan, varastonarvo laskee 46 prosenttia. Varastonhallinnan ohjeistuksen pohjaksi kelpuutettiin puolestaan keskeneräinen varastonhallinnan ohje, jonka sisältöä kommentointiin ja täydennettiin tässä työssä.