Prosessiteollisuuden kunnossapitotöiden laskutuslupakäytännön tehostaminen sekä automatisointi

Abstract

Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää millainen Neste Oyj:n nykyinen laskutuslupakäytäntö on ja kuinka sitä voidaan tehostaa ja yksinkertaistaa. Tiedon lähteenä käytetään yrityksen arkistoimia ohjeita ja dokumentteja sekä verkkokyselyllä sekä henkilöhaastatteluilla kerättyjä tuloksia. Näiden pääpainona on selvittää käyttäjien mielipide nykyisestä käytännöstä sekä tarkastella merkittävimpiä haasteita.

Nesteellä laskutuslupia tehdään pääsääntöisesti manuaalisesti käsin tai käyttämällä sähköistä kirjausjärjestelmää SmartCollectia. Molemmissa kirjaustavoissa on omat hyötynsä, että haasteensa. Manuaalinen kirjaaminen lisää paperityön määrää sekä fyysisen arkistoinnin tarvetta. SmartCollect-työkalun käyttö puolestaan osoittautui haastavaksi. Inhimillisen virheen mahdollisuus on liian suuri ja korjaustyöt toiminnanohjausjärjestelmään ovat raskaita tehdä.

Työn tavoitteena on analysoida nykyistä laskutuslupaprosessia ja tarkastella sen vahvuuksia sekä heikkouksia. Käyttäjiltä kysytyn mielipiteen avulla, sekä nykyisten järjestelmien käyttömahdollisuuksia tarkastelemalla, tarkoituksena on selvittää miten käytäntöä voidaan parantaa ja automatisoida.

The aim of this master's thesis is to analyze the current invoicing permission process and find out ways how to make it more efficient and simplify it to avoid human errors. The used data was from the company's archives including invoice permission instructions and other documents as well as the information gathered from the Internet survey and face-to-face interviews. These were used to analyze which were the biggest challenges in the current process.

At Neste Oyj the invoice permissions are mainly done manually or then using the electronic registration system SmartCollect. Both ways have their own advantages and disadvantages. Doing the invoice permissions manually increases paper work and the need to archive every document. On the other hand using the electronic registration system SmartCollect ended up being difficult to use and unfriendly for the users. There was a big chance for human error and clearing them up required an enormous amount of working hours.

The aim of this paper is to analyze the current invoice permission procedures and analyze its advantages and disadvantages. Using the results from the survey and interviews and looking into the possibilities to use current systems, gives us ways to improve the current process.