Supporting proactivity in agile project teams through self-organizing and shared leadership

Abstract

The aim of this study is to develop proactivity in agile project context through principles of self-organizing and shared leadership. Agile methodolodies have during the past decade become very popular in IT sector, and therefore it is important to further understand what requirements they pose for project teams and organizations to succeed. This is a qualitative case study carried out in a Finnish multinational IT company that prefers agile methodologies as project implementation model. Data has been collected through focus groups. By mapping aspects that support and prevent self-organizing and shared leadership, this study aims to provide concrete recommendations that can improve proactivity in agile projects.

The results indicate that agile project model alone does not guarantee optimal team performance if team does not receive enough support from the organization. In order to further proactive behavior in teams, both team internal and external environment must be aligned in such way that teams have enough autonomy to perform the work but simultaneously receive enough coaching and support from organization. Clear goal setting, transparent and participative decision-making and tight customer co-operation are also crucial for teams to success.

Tämän työn tavoitteena on proaktiivisuudeen kehittäminen ketterässä projektiympäristössä itseohjautuvuuden ja jaetun johtajuuden kautta. Ketterät menetelmät ovat viimevuosikymmenen aikana nousseet yhä suosituimmiksi IT alalla ja tästä syystä on tärkeää ymmärtää tarkemmin millaisia vaatimuksia ne asettavat projektitiimien ja organisaatioiden menestymiselle. Tämä laadullinen tapaustutkimus on toteutettu Suomalaisessa monikansallisessa IT yrityksessä, jossa suositaan ketteriä projektimenetelmiä. Tutkimusaineiston keräämisessä on käytetty fokusryhmähaastatteluita. Tutkimus pyrkii tarjoamaan konkreettisia toimenpide-ehdotuksia tarkastelemalla tekijöitä, jotka edistävät ja estävät itseorganisoitumista ja jaettua johtamista ketterissä projekteissa.

Tuloksien perusteella ketterä projektimalli yksinään ei takaa tiimin ihanteellista suoriutumista, mikäli tiimi ei saa tarvittavaa tukea organisaatiolta. Proaktiivisuuden lisäämiseksi tiimin sisäisen ja ulkoisen ympäristön pitää tukea tiimin itsenäisyyttä siten, että tiimi saa tarvittaessa riittävästi tukea ja valmennusta organisaatiolta. Selkeät tavoitteet, avoin ja osallistava päätöksenteko ja tiivis asiakastyö ovat myös välttämättömiä tiimien menestymiselle.