Development of global maintenance procurement model

Abstract

The objective of this thesis is to research the current state of maintenance procurement and identify the current challenges and problems to develop a new global maintenance procurement model. The thesis was conducted for a case company’s mill maintenance outsourcing technology unit. The initiator for research was the limited professional procurement knowledge at mill maintenance sites and limited knowledge that how sites organize their procurement as there were limited intra-organizational cooperation. To study the issues and develop a model, connectivity of procurement process and global sourcing theories with the utilization of strategic alignment were researched. The research is a qualitative case study, relying on subjective observation of researcher. Research data was collected from three selected case sites and company’s internal operations by themed interviews and discussions, and company’s internal documentation. The analyses of data were performed by using typology of content for data and comparing those to theory. The degree of centralization was the main defining factor for model development. Also, the role of strategic alignment and thus, utilization of common processes was noticed to be a tool for organizing procurement process with strategic global sourcing. As a result of the research was developed a global maintenance procurement model as a framework and toplevel process map. In addition, several recommendations for successful procurement process management and model implementation was introduced.

Tämän Pro Gradu-tutkielman tarkoitus on tutkia kunnossapidon hankinnan nykytilaa ja identifioida sen haasteet ja ongelmat, jotta voidaan kehittää globaali kunnossapidon hankintamalli. Pro Gradu-tutkielma toteutettiin case yrityksen mill maintenance outsourcing teknologiayksikölle. Initiaattorina tutkimukselle toimi tunnistettu ongelma, että kunnossapitokohteissa on rajallinen hankintatietous sekä rajoitetusta sisäisestä yhteistöstä johtuen puutteellinen tieto, miten hankinta on kunnossapitokohteissa organisoitu. Jotta näitä teemoja voidaan tutkia ja kehittää uusi malli, tutkitaan teoriassa hankintaprosessin ja globaalin hankinnan yhteyttä strategialinjauksen avulla. Tehty tutkimus on kvalitatiivinen tapaustutkimus, joka nojautuu osaltaan tutkijan henkilökohtaiseen havainnointiin. Tutkimuksen asiatietoa kerättiin kolmesta valitusta case kohteesta ja yrityksen sisäisistä operaatioista hyödyntäen teema-haastatteluja ja keskusteluja sekä yrityksen sisäistä dokumentaatiota. Asiatiedon analyysit toteutettiin sisällön tyypittämisellä ja vertaamalla tyypitettyä asiatietoa teoriaan. Tutkimuksessa todettiin toiminnan keskittämisen olevan määrittävä tekijä mallin kehittämisessä. Lisäksi strategialinjauksen ja yhtenäisten prosessien hyödyntämisen todettiin toimivan työkaluna hankintaprosessin ja strategisen globaalin hankinnan organisoinnissa. Työn lopputuloksena kehitettiin globaalin kunnossapidon hankintamallin viitekehys sekä ylätason prosessikaavio. Lisäksi useita ehdotuksia annettiin prosessin menestyksekkääseen johtamiseen sekä mallin käyttöönottoon liittyen.