Tiedonkulun ja dokumenttien hallinnan kehittäminen suuressa tehdasyksikössä
Ikävalko, Emmi (2017)
Diplomityö
2017
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201705236844
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201705236844
Tiivistelmä
Tämän diplomityön tavoitteena on selvittää, millä tiedonhallinnan keinoilla voidaan edistää työn tehokkuutta ja varmistaa työn laatua suuressa tehdasyksikössä. Työssä pyritään kehittämään kohdeyksikön tiedonhallintajärjestelmää sekä tähdätään vastaamaan erityisesti kysymykseen: Miten voidaan varmistua siitä, että työntekijöillä on sekä ajantasainen tieto käytössään että he ovat tietoisia muutoksista?
Työn teoriaosuus keskittyy käsittelemään tietojohtamisen käsitteitä, tiedonhallinnan keinoja, tiedon hyödyntämisen ja järjestelmän omaksumisen haasteita. Työssä tarkastellaan myös tiedonhallintaan liittyviä lakeja ja asetuksia, jotka asettavat rajoitteita etenkin tekniselle valvonnalle.
Diplomityön tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Aineistoa kerättiin havainnoimalla tietojärjestelmän nykytilaa, tekemällä kyselytutkimus tietojärjestelmän käyttökokemuksista ja käyttäjätyytyväisyydestä. Lisäksi haastateltiin avain asemassa olevia henkilöitä.
Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että kohdeyksikön tiedonkulussa ja tietojen löydettävyydessä on kehitettävää. Järjestelmän ja sen sisältämän tiedon laatua tulisi kehittää, jotta käyttäjätyytyväisyys ja käyttöaste nousisivat. Työssä esitytetyt ratkaisut on jaettu kolmeen kehitysehdotukseen. Tiedonkulun kehittäminen tähtää tiedon nopeampaan jakamiseen, dokumenttien käytön seurannalla voidaan aidosti todentaa, että tieto on saavuttanut kohderyhmänsä ja tiedon ylläpidettävyyden kehittämisellä edistetään järjestelmässä olevan tiedon ajan tasalla pysymistä. The purpose of this thesis is to find out which information management methods can promote and ensure the efficiency and quality of work in a large mill unit. The aim of the thesis is to develop mills information management system and particularly to answer the question: How to ensure that employees have up-to-date information and are aware of changes?
The theoretical part of the thesis focuses on the concepts of information management and the challenges in utilization of information and acceptance of information system. The work also examines laws and regulations related to information management, which in particular impose restrictions on technical surveillance.
The empirical part of the work was carried out as an action research. The research material was collected by observing the current state of the information system and by conducting a survey of user experience and user satisfaction. In addition, key persons were interviewed.
Based on the study, it can be stated that the information flow and the ease of finding information from information system should be developed. The system quality and information quality should be developed to increase user satisfaction and utilization rate. The solutions presented in this work are divided into three development proposals. The development of information flow aims at faster sharing of information. By monitoring the document usage it can be genuinely verified that information has reached its target group. And making the upkeep of information easier promotes information to stay up-to-date.
Työn teoriaosuus keskittyy käsittelemään tietojohtamisen käsitteitä, tiedonhallinnan keinoja, tiedon hyödyntämisen ja järjestelmän omaksumisen haasteita. Työssä tarkastellaan myös tiedonhallintaan liittyviä lakeja ja asetuksia, jotka asettavat rajoitteita etenkin tekniselle valvonnalle.
Diplomityön tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta. Aineistoa kerättiin havainnoimalla tietojärjestelmän nykytilaa, tekemällä kyselytutkimus tietojärjestelmän käyttökokemuksista ja käyttäjätyytyväisyydestä. Lisäksi haastateltiin avain asemassa olevia henkilöitä.
Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että kohdeyksikön tiedonkulussa ja tietojen löydettävyydessä on kehitettävää. Järjestelmän ja sen sisältämän tiedon laatua tulisi kehittää, jotta käyttäjätyytyväisyys ja käyttöaste nousisivat. Työssä esitytetyt ratkaisut on jaettu kolmeen kehitysehdotukseen. Tiedonkulun kehittäminen tähtää tiedon nopeampaan jakamiseen, dokumenttien käytön seurannalla voidaan aidosti todentaa, että tieto on saavuttanut kohderyhmänsä ja tiedon ylläpidettävyyden kehittämisellä edistetään järjestelmässä olevan tiedon ajan tasalla pysymistä.
The theoretical part of the thesis focuses on the concepts of information management and the challenges in utilization of information and acceptance of information system. The work also examines laws and regulations related to information management, which in particular impose restrictions on technical surveillance.
The empirical part of the work was carried out as an action research. The research material was collected by observing the current state of the information system and by conducting a survey of user experience and user satisfaction. In addition, key persons were interviewed.
Based on the study, it can be stated that the information flow and the ease of finding information from information system should be developed. The system quality and information quality should be developed to increase user satisfaction and utilization rate. The solutions presented in this work are divided into three development proposals. The development of information flow aims at faster sharing of information. By monitoring the document usage it can be genuinely verified that information has reached its target group. And making the upkeep of information easier promotes information to stay up-to-date.