Sähköisen hankintajärjestelmän käyttöönotto – Case Sovellin

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää sähköisen hankintajärjestelmän käyttöönoton syitä. Tutkimuksessa pohdittiin uuden sähköisen järjestelmän käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä. Käyttöönoton käsittelyä seurasi saavutettavien hyötyjen ja mahdollisten haittojen vertailu. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena, eli laadullisena tutkimuksena. Tutkimuksen teoriaosuudessa perehdyttiin aiempaan aiheesta kirjoitettuun kirjallisuuteen ja empiriaosiossa haastateltiin tutkimuksen kohdeyritystä sekä sähköisen hankintajärjestelmän kehittänyttä tahoa. Tutkimuksen perusteella sähköisen hankintajärjestelmän käyttöönotossa yrityksen tulee huomioida mahdolliset hyödyt ja haitat. Käyttöönotto saattaa epäonnistua, mikäli haitat osoittautuvat hyötyjä merkittävämmiksi. Käyttöönottopäätöstä punnittaessa, yrityksen tulee tunnistaa omat sisäiset valmiutensa, kuten henkilöstön tietotekninen osaaminen tai yritysjohdon asenteet uutta sähköistä järjestelmää kohtaan. Käyttöönottopäätökseen saattavat vaikuttaa myös yrityksen ulkopuoliset tahot, kuten yrityksen verkosto tai kilpailijat. Tutkimuksen perusteella tunnistetut käyttöönoton hyödyt jakautuivat taloudellisiin sekä tehokkuuteen liittyviin hyötyihin. Taloudelliset hyödyt perustuivat hallinnollisten kustannusten laskemiseen. Hyödyt tehokkuudessa koostuivat muun muassa henkilöstön työajan ohjautumisesta entistä tuottavampiin toimintoihin sekä tiedon jakamisen yksinkertaistumisesta. Tutkimuksessa esiin nousseet haitat keskittyivät käyttökokemuksen sekä tietoturvallisuuden ja järjestelmän luotettavuuden ympärille.

The aim of this research was to find reasons why companies should adopt a new electronic supply management system. The research was based on the adoption of a new electronic system by using a case company as an example. Along with adaption, the pros and cons gained from adoption were considered. The research was carried out as a qualitative research. The theoretical section of this research is based on literature written of the topic and the empirical was collected using interviews. According to the research when a company is adopting a new electronic supply chain management system it should weigh the pros and cons carefully. If the benefits are not as substantial as the disadvantages that the adoption causes, the new system is possibly harmful for the company. When considering the decision to adopt it is important to identify firm’s inner capabilities such as the technological capabilities of the employees. In addition to inner capabilities, the business environment can influence on the adoption decision. The benefits of the adoption can be divided in to groups: financial and efficient. The financial side consists of administration costs. The efficiency can be achieved when the time of the employees is used for the core activities. Companies can benefit from having all essential paperwork in electronic form. The harms found in the research were unfinished user experience and the lack of security and trust.