Improving indirect procurement process by utilizing robotic process automation
Lintukangas, Annika (2017)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201708077875
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201708077875
Tiivistelmä
This thesis deals with utilization of robotic process automation in indirect procurement process. Purpose is to investigate, in which tasks robotic process automation can be utilized and what are the benefits and disadvantages of the usage. Thesis is carried out as a case study in a company, which is currently planning the adoption of robotic process automation in its business processes.
According to previous studies, robotic process automation can be utilized especially in routine-based, high volume tasks with low irregularity. Especially, external accounting has been seen to be a suitable target for robotics. In fact, the results of this thesis show that invoicing process and vendor data maintenance are areas in which robotic process automation can be utilized. From the indirect procurement point of view, especially vendor creation, invoice processing and vendor data maintenance are tasks that could be performed by the robot.
However, the data quality has been seen to be a barrier for the adoption of robotics. Results show that the usage of robotic process automation is too early from the indirect procurement point of view. Before the adoption, the company must harmonize its processes and improve the quality of the base data. Tässä työssä tutkitaan ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuuksia epäsuorien hankintojen prosessissa. Tarkoituksena on nostaa esille robotiikan potentiaalisia käyttökohteita sekä siihen liittyviä hyötyjä ja haittoja. Tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena yrityksessä, jossa kyseisen teknologian käyttöönottoa suunnitellaan parhaillaan.
Aikaisemmat tutkimukset osoittavat, että ohjelmistorobotiikkaa voidaan ja kannattaa hyödyntää erityisesti rutiininomaisissa, volyymiltaan suurissa tehtävissä, joissa on vähän poikkeuksia. Täten esimerkiksi ulkoinen taloushallinto on osoittautunut potentiaaliseksi käyttökohteeksi. Työn tulokset osoittavat, että erityisesti laskutuspro- sessi ja toimittajadatan hallinta ovat osa-alueita, joihin ohjelmistorobotiikkaa voidaan soveltaa. Epäsuorien hankintojen näkökulmasta erityisesti uusien toimittajien perustaminen, laskujen prosessointi ja esitarkistus sekä toimittajatietojen ylläpito voisivat soveltua ohjelmistorobotin tehtäväksi.
Robotiikan käyttöönottoa hidastaa kuitenkin laskutusdatan tämänhetkinen heikko laatu. Tuloksista käykin ilmi, että robotiikan käyttöönotto epäsuorien hankintojen näkökulmasta on vielä liian aikaista. Ennen käyttöönottoa, yrityksen tulisi yhtenäistää prosessejaan sekä parantaa järjestelmiin tulevan datan laatua.
According to previous studies, robotic process automation can be utilized especially in routine-based, high volume tasks with low irregularity. Especially, external accounting has been seen to be a suitable target for robotics. In fact, the results of this thesis show that invoicing process and vendor data maintenance are areas in which robotic process automation can be utilized. From the indirect procurement point of view, especially vendor creation, invoice processing and vendor data maintenance are tasks that could be performed by the robot.
However, the data quality has been seen to be a barrier for the adoption of robotics. Results show that the usage of robotic process automation is too early from the indirect procurement point of view. Before the adoption, the company must harmonize its processes and improve the quality of the base data.
Aikaisemmat tutkimukset osoittavat, että ohjelmistorobotiikkaa voidaan ja kannattaa hyödyntää erityisesti rutiininomaisissa, volyymiltaan suurissa tehtävissä, joissa on vähän poikkeuksia. Täten esimerkiksi ulkoinen taloushallinto on osoittautunut potentiaaliseksi käyttökohteeksi. Työn tulokset osoittavat, että erityisesti laskutuspro- sessi ja toimittajadatan hallinta ovat osa-alueita, joihin ohjelmistorobotiikkaa voidaan soveltaa. Epäsuorien hankintojen näkökulmasta erityisesti uusien toimittajien perustaminen, laskujen prosessointi ja esitarkistus sekä toimittajatietojen ylläpito voisivat soveltua ohjelmistorobotin tehtäväksi.
Robotiikan käyttöönottoa hidastaa kuitenkin laskutusdatan tämänhetkinen heikko laatu. Tuloksista käykin ilmi, että robotiikan käyttöönotto epäsuorien hankintojen näkökulmasta on vielä liian aikaista. Ennen käyttöönottoa, yrityksen tulisi yhtenäistää prosessejaan sekä parantaa järjestelmiin tulevan datan laatua.