Success factors of supplier selection process for public institution when sourcing services

Abstract

The aim of the study was to find out the success factors of the supplier's procurement process for public procurement when sourcing services. First, the characteristics and laws of public procurement were analyzed and compared them to the procurement processes of private companies in order to get an understanding of how research done for private companies are suitable for public procurement and how public procurement process is generally done. Next, I divided supplier selection process into three categories; what happens before, during and after the selection. The aim was to find success factors that could be used to improve the procurement processes of the city of Lappeenranta. At the end, I also discussed the features of the service procurement, which should be taken into account. Next, I analyze the procurement process of the city of Lappeenranta by dividing them into the same three categories that was used in theory part. The material that was used for this study consisted from various documents and selection contract as well as two separate interviews. The goal was to create a clear idea of the purchasing process and to find potential correction targets as well as success factors. The result of the study showed that using centralized framework agreement is a successful model. The development areas are to understand that costs occurring after selection should be included in the selection phase and there should be other deciding selection criteria besides price.

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää toimittajavalintaprosessin menestystekijät julkisille hankinnoille, kun hankintakohteena on palvelut. Ensin työssä käsiteltiin julkisen hankinnan ominaispiirteitä ja lakeja sekä verrattiin niitä yksityisten yrityksten hankintaprosesseihin saadakseen ymmärryksen miten yksityisiin yrityksiin keskittyvät tutkimukset sopivat julkisiin hankintoihin sekä miten julkisen hankinnan prosessit yleisesti etenevät. Seuraavassa vaiheessa hankinnat jaettiin yleisesti kolmeen eri luokkaan; mitä tapahtuu ennen hankintaa, sen aikana sekä sen jälkeen. Tarkoituksena oli tästä löytää menestystekijöitä, joita voitaisiin käyttää Lappeenrannan kaupungin hankintaprosessien parantamiseen. Lopussa keskusteltiin palveluiden hankinnan erityispiirteistä, joita on syytä ottaa huomioon. Seuraavassa vaiheessa Lappeenrannan kaupungin hankintaprosessi analysoitiin jakamalla ne samanlaiseen kolmeen luokkaan, mihin teoria oli jaoteltu. Materiaalina käytettiin kattavasti erilaisia dokumentteja ja sopimuksia sekä kaksi erillistä haastattelua. Tavoitteena oli luoda selkeä idea ostoprosessista sekä löytää siitä mahdollisia korjauskohteita sekä menestystekijöitä. Tutkimuksen tulos osoitti, että julkisille yhtiöille, jotka hankkivat palveluita, puitesopimusjärjestely on menestyvä malli. Kehityskohteita on toimittajan valinnan jälkeisten kustannusten ymmärtäminen jo valintavaiheessa sekä laajempi valintakriteeristö, jossa pelkkä hinta ei ole pääpaino.