Tuontiprosessin tehostaminen pk-yrityksessä

Abstract

Tämän tutkielman tarkoituksena on tarkastella tuontiprosessin tehokkuutta kuuden eri prosessin vaiheen kautta. Tässä tutkielmassa läpikäytäviä tuontiprosessin vaiheita ovat toimittajayhteistyön kehittäminen, toimituslausekkeiden uudelleen arviointi, huolitsijasopimusten parantaminen, reagoiminen tullin asettamiin muutoksiin, sisäisten järjestelmien kehittäminen sekä varaston toiminnan optimointi. Näiden osa-alueiden perusteella tuontiprosessin kehittäminen ja tehostaminen on mahdollista kohdeyrityksessä. Tutkimuksen tavoitteena on löytää osa-alueita, joilla esiintyy tehottomuutta kohdeyrityksessä, sekä kehittää keinoja tehottomuuden torjumiseksi. Tuontiprosessia kokonaisuutena ei ole kirjallisuudessa tarkasteltu, vaan näkökulma on keskittynyt lähinnä hankintaprosessin tehokkuuden parantamiseen. Vaiheittaista tutkimusta on tehty, mutta esimerkiksi vaiheiden yhteyksiä toisiinsa ei ole tarkasteltu. Teorian tueksi empiirinen aineisto on kerätty haastatteluilla kohdeyrityksen henkilöstöltä, jonka ensisijaiset työtehtävät liittyvät käytännön tuontiprosessin kulkuun yrityksessä. Haastattelun aiheet liittyivät tuontiprosessin eri vaiheisiin sekä havaittuihin tehottomuutta aiheuttaviin tekijöihin.

Tutkimustuloksista huomattiin kehityskohteita monilla tuontiprosessin osa-alueella. Tehottomuutta aiheuttavia tekijöitä on havaittu niin ulkopuolelta kuin yrityksen sisäpuoleltakin. Suurin tehottomuutta aiheuttava tekijä on yrityksen sisäisen työvoiman puute, mikä vaikuttaa yrityksen sisäisiin tuontiprosessin vaiheisiin. Aikaresurssit eivät aina riitä tehokkaimpaan toimintaan, ja kiireessä työskenteleminen voi aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä. Varaston toiminnassa on myös kehittämistä muun muassa varastoinnin tehostamisessa ja rajallisten tilojen hyödyntämisessä. Ulkopuolelta tulevia tekijöitä ovat kuljetukseen liittyvät ongelmat sekä puutteellinen dokumentointi sekä informaation kulku. Yrityksen ollessa pieni toimija toimittajiin ja huolitsijoihin nähden muutosten läpivienti vastakkaiselle osapuolelle voi olla haastavaa, joten kohdeyrityksen täytyy olla valmis sopeutumaan vastapuolen toimintatapoihin.

The purpose of this bachelor’s thesis is to study effectiveness in the import process through six different phases: developing supplier collaboration, re-evaluating the current incoterm, improving in third-part logistics provider contracts, reacting to custom regulations, improving IT-systems and optimizing warehouse performance. With these different elements the increase of import process’ performance is possible in the case company. The aim of this study is to identify factors that can cause inefficiency in the import process and to develop ways to turn down the effects of these inefficiencies. There are hardly any theoretical literature available of this topic and usually the perspective has been on improving traditional supply chain process. However there are few studies on each phase of the process but they don’t address the links of effects between different phases. The empirical data supports the theoretical aspect of this thesis. The material has been collected using interviewing method with members of personnel who are in charge of the import process in the case company. The interview contained questions about the different phases in the import process and factors causing inefficiency.

The study found some areas where improvements are needed in the case company. Factors causing inefficiency could be found on the outside and from the inside of the company. The major factor causing inefficiency is shortage of labor in some work assignments. In other words there are too little time resources to do certain tasks. Working in a hurry can cause more problems than could help. Also the warehouse performance can be increased by focusing on warehousing improvements such as limited work area and receiving of the deliveries. The factors affecting from the outside of the company are linked to transportation, lacking documentation and information flow. Due to case company’s size and significance there could be challenges to push through changes to large-sized counterpart’s actions. The case company must be ready to settle and adjust to counterpart’s operation modes.