Hankintajärjestelmän vaikutukset yrityksen hankintaprosessiin

Abstract

Kandidaatintutkimuksessa käsitellään hankintajärjestelmän vaikutusta suuren suomalaisen asuntosijoitusyhtiön hankintaprosessiin. Hankintaprosessille ja sen vaiheille ei ole yhtä yksiselitteistä määritelmää ja järjestelmien vaikutuksista prosessiin on olemassa paljon osittain ristiriitaistakin tutkimustietoa. Tutkielmassa pyritään selvittämään yrityksen hankintaprosessin rakenne ja tarkastelemaan hankintajärjestelmän vaikutuksia kyseiseen prosessiin. Ilmiöitä tarkastellaan olemassa olevan kirjallisuuden sekä empirian kautta. Päätutkimusongelmaksi muodostui: "Minkälainen vaikutus hankintajärjestelmillä on yrityksen hankintaprosessiin?". Ongelman ratkaisua pyritään tukemaan tutkimuksen alatutkimusongelmilla, jotka keskittyvät hankintaprosessiin, hankinnan mittaamiseen ja koko yrityksen laajuisiin hankintajärjestelmän vaikutuksiin. Tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen ja aineistonkeruumenetelmänä on käytetty haastattelua. Tutkimus osoitti, että ensisijaisesti yrityksen tilauksen tekoon liittyvä manuaalinen työ väheni huomattavasti. Tutkimuksessa kävi selväksi, että kaikki järjestelmän mahdolliset hyödyt eivät välttämättä vielä näy yrityksessä, ottaen huomioon että järjestelmä on vasta otettu käyttöön. Esiin nousi kuitenkin myös mahdollisia muita hyötyjä, kuten taloudellinen hyöty ja nykyistäkin parempi automaation lisääminen, jotka todennäköisesti näkyvät paremmin tulevaisuudessa. Tulevaisuudessa yrityksen kannattaa keskittyä saavuttamaan järjestelmän potentiaalisia hyötyjä. Lisäksi vaikutusten mittaamiseen tulee kiinnittää entistä paremmin huomiota.

The topic of this thesis is to survey the impact of procurement system on procurement process the target company, which is a large Finnish housing investment corporation. The definition of procurement process is very ambiguous and previous studies have had partially controversial results on the effects of systems on the processes. The thesis pursues to identify the structure of procurement process and explore procurement system’s effects on it. The phenomenon is being examined on the basis of existing literature and the empirical study that has been carried out for the purpose of this thesis. Therefore the main problem of this study formed to be: "What kind of impact do procurement systems have on the procurement process of the target company?". To support the solving of the main problem, three help questions were evolved. These sub questions focus on the structure of procurement process, how it is being measured and what kind of impact the system has on the whole company. The method of this research is qualitative and the data was collected via interview. The study indicates that the system primarily reduced the amount of manual work being done during the ordering phase was noticeably reduced. It was also clear that all the benefits of the system aren’t necessarily being realized yet in the company, because of such a recent implementation of the system. However, other possible benefits came up as well. Some of these benefits, such as financial benefit and the possibility of greater automation of the process, will most likely become significant in the future. Therefore the company should focus on achieving these potential benefits in the future. It should also pay more attention to its measurement methods, measuring the impact of the system.