Developing audit trail for established ERP system

Abstract

The term audit trail refers to the records which document the activity that has occured in entity, for example in software application or in business organization. Extensive audit trails are becoming more important when business is conducted more automatically with such tools as ERP systems. The goal of this study is to present concrete method for implementing audit trails in established ERP systems, which have large userbase and wide range of features. This is done by searching literature for audit trail implementation methods and comparing them. After this a case study is conducted. In the case study suitable audit trail implementation method is selected for large scale ERP system with following requirements: reliability, usability and performance. The chosen method is SQL temporal tables, which is shown to be the most reliable and ready made solution. In light of the case study the most important considerations for audit trail functionality development include: requirement gathering, audit trail format, deployment and monitoring as well as architecture of the main system. Additionally the audit trail should be designed to be part of the system early on.

Termillä audit trail tarkoitetaan dokumentteja jotka kuvaavat mitä jonkin kokonaisuuden, kuten ohjelmiston tai yrityksen, sisällä on tapahtunut. Liiketoiminnan automatisoituminen esimerkiksi ERP-järjestelmien käytön myötä on tehnyt luotettavasta audit trail:sta entistä tärkeämmän. Tämän työn tavoitteena on esittää konkreettinen menetelmä, jota voidaan käyttää audit trail:n toteuttamiseen vakiintuneessa ERP-järjestelmässä, jolla on laaja käyttäjäkunta ja paljon ominaisuuksia. Aluksi esitellään kirjallisuuskatsaus, jossa etsitään ja verrataan erilaisia audit trail:n toteutustapoja. Tämän jälkeen suoritetaan tapaustutkimus, jossa suurelle ERP-järjestelmälle valitaan audit trail:n toteutustapa seuraavien vaatimusten pohjalta: luotettavuus, käytettävyys ja suorituskyky. Toteutustavaksi on valittu SQL temporal tables, jonka osoitetaan olevan luotettavin ja käyttökelpoisin ratkaisu. Tapaustutkimuksen valossa tärkeimpiä huomioitavia asioita audit trail:n kehittämisessä ovat vaatimusten määrittely, audit trail:n rakenne, käyttöönotto ja valvonta sekä varsinaisen järjestelmän arkkitehtuuri. Lisäksi audit trail tulisi suunnitella järjestelmän osaksi jo järjestelmän elinkaaren alkuvaiheessa.