Hajautuneen organisaation asiakirjahallinto digitalisoituvassa ympäristössä – Case Stora Enson Anjalankosken tehtaat
Nupponen, Essi (2018)
Pro gradu -tutkielma
2018
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201801222181
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201801222181
Tiivistelmä
Tutkimuksen keskeisenä tavoitteena on selvittää, miten case-yrityksen asiakirjahallinto toimii tällä hetkellä ja miten lainsäädännölliset määräykset näkyvät tapausyrityksen asiakirjahallinnon toteutuksessa. Lisäksi halutaan kartoittaa, onko tapausyrityksen arkistoinnissa nähtävillä puutteita, minkälaisena asiakirjahallinnon rooli nähdään tällä hetkellä sekä minkälaisia haasteita hajautuneen organisaation rakenne tuo yrityksen toimintaan. Tutkimus on luonteeltaan kvalitatiivinen tapaustutkimus, jonka kohdeyrityksenä toimii Stora Enson Anjalankosken tehtaat. Tutkimuksen aineisto kerättiin tapausyrityksessä haastattelemalla puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla yhdeksää eri asiantuntijaa, joilla on tietämystä yrityksen asiakirjahallinnosta.
Työn viitekehys koostuu pääosin ulkomaisista akateemisista tutkimuksista. Tutkimusten ohella viitekehykseen on sisällytetty jonkin verran myös suomalaista lainsäädäntöä. Lähdekirjallisuus käsittelee asiakirjahallinnon erilaisia ulottuvuuksia sisältäen niin manuaalista kuin sähköistä asiakirjahallintoa ja arkistointia, niitä määrittelevää lainsäädäntöä sekä hajautuneen organisaation näkökulmaa.
Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että tapausyrityksen asiakirjahallinnossa on selkeästi parannettavaa. Koettiin, että asiakirjahallinnon ohjeistuksia tulisi selkeyttää ja ajantasaistaa sekä samalla koko asiakirjahallintoa tulisi kehittää enemmän sähköiseksi, jotta se vastaisi paremmin nykyaikaa. Asiakirjahallinnon rooliin haluttiin kiinnitettävän enemmän huomiota. Lisäksi asiakirjahallinnon sähköistämisen nähtiin nopeuttavan asiakirjojen etsimistä sekä samalla tehostavan työntekoa. Tutkimustulosten perusteella koottiin kehitysehdotuksia tapausyrityksen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin kehittämiseksi. The aim of this Master’s thesis is to find out how the case company has been organized their records management and how the regulations and laws concerning records management and archiving are reflected. In addition, this study wants to find out what the shortages of the records management are, what kind of role the records management has at this stage and what kinds of challenges the structure of a decentralized organization brings to the business. This research is a qualitative case study and it is focusing on the Stora Enso Anjalankoski Mills. The material of this study has collected by interviewing nine experts who have a knowledge of corporate’s records management. The interviews are semi-structured and they are divided in themes.
The theoretical framework consists mainly of the foreign academic studies. In addition to research includes also some Finnish legislation. The source literature deals with different dimensions of records management, including both manual and electronic records management and archiving, the legislation that defines them and the perspective of a decentralized organization.
Based on the results of the research it can be stated that the records management of the case company has clearly a room for improvement. It was felt that the guidelines of the records management should be clarified and update and at the same time the entire records management should be developed further into electronic way. More attention was needed to the role of the records management because now it is taken a little bit for granted. The electrification can to speed up searching for documents and at the same time it can enhance working. Based on the results, development suggestions were collected for the case company.
Työn viitekehys koostuu pääosin ulkomaisista akateemisista tutkimuksista. Tutkimusten ohella viitekehykseen on sisällytetty jonkin verran myös suomalaista lainsäädäntöä. Lähdekirjallisuus käsittelee asiakirjahallinnon erilaisia ulottuvuuksia sisältäen niin manuaalista kuin sähköistä asiakirjahallintoa ja arkistointia, niitä määrittelevää lainsäädäntöä sekä hajautuneen organisaation näkökulmaa.
Tutkimustulosten perusteella voidaan todeta, että tapausyrityksen asiakirjahallinnossa on selkeästi parannettavaa. Koettiin, että asiakirjahallinnon ohjeistuksia tulisi selkeyttää ja ajantasaistaa sekä samalla koko asiakirjahallintoa tulisi kehittää enemmän sähköiseksi, jotta se vastaisi paremmin nykyaikaa. Asiakirjahallinnon rooliin haluttiin kiinnitettävän enemmän huomiota. Lisäksi asiakirjahallinnon sähköistämisen nähtiin nopeuttavan asiakirjojen etsimistä sekä samalla tehostavan työntekoa. Tutkimustulosten perusteella koottiin kehitysehdotuksia tapausyrityksen asiakirjahallinnon ja arkistoinnin kehittämiseksi.
The theoretical framework consists mainly of the foreign academic studies. In addition to research includes also some Finnish legislation. The source literature deals with different dimensions of records management, including both manual and electronic records management and archiving, the legislation that defines them and the perspective of a decentralized organization.
Based on the results of the research it can be stated that the records management of the case company has clearly a room for improvement. It was felt that the guidelines of the records management should be clarified and update and at the same time the entire records management should be developed further into electronic way. More attention was needed to the role of the records management because now it is taken a little bit for granted. The electrification can to speed up searching for documents and at the same time it can enhance working. Based on the results, development suggestions were collected for the case company.