Toimittaja-arvioinnin kehittäminen elintarviketoimialalla

Abstract

Tämän työn tavoitteena oli luoda toimittaja-arviointiprosessi elintarvikkeiden sopimustoimittajille. Työn tilaajana oli Helsingin kaupungin palvelukeskus -liikelaitos, jonka yhtenä päätehtävistä on tuottaa ruokapalvelua kaupungin kouluille, päiväkodeille ja hoitoalan yksiköille. Teoriaosuudessa kartoitettiin erilaisia periaatteita ja huomioon otettavia asioita arviointi-prosessin luomiseksi. Lähteinä olivat alan kirjallisuus ja tutkimusartikkelit. Teoriatietoon pohjautuen Palvelukeskus Helsingin päättäjät määrittelivät tavoitteet toimittaja-arvioinnille. Tavoitteiden pohjalta neljältä tavarantoimittajalta pyydettiin ehdotuksia arvioinnin mittareiden luomiseksi. Toimittajien ideoista, teoriasta ja Palvelukeskuksen omista tarpeista yhdistämällä luotiin kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia mittareita sisältävä kolmen mittarin kokonaisuus. Tiedonkeräystä varten luotiin kaksi kyselyä internetkyselyohjelmistolla sekä Excel-raporttipohja tietojen koostamiseksi. Kolmen toimittajan kanssa tehtiin pilot-kysely, jonka avulla kyselytekniikka todettiin toimivaksi, joskin hiukan työllistäväksi, mikäli arviointeja tehdään jatkossa kaikille toimittajille säännöllisesti. Työn lopputuloksena on arviointiprosessi, kyselylomakkeet sekä toimittajan kanssa yhteisesti läpikäytävä raporttipohja. Tämän lisäksi työhön on kerätty teorialähteistä ja tavarantoimittajilta laajasti erilaisia näkökulmia toimittajayhteistyön kehittämiseen toimittaja-arvioinnin avulla. Näitä tietoja voidaan hyödyntää toimittaja-arviointiprosessin kehittämiseksi edelleen.

The objective of this thesis was to create a supplier evaluation process for existing contract suppliers in food service business. This project was carried out for Service Centre which is a municipal enterprise of the City of Helsinki. One of the main tasks of the Service Centre is to provide catering services to public schools, daycare centers, hospitals and nursing homes. The theory part of this report is based on related literature and articles and it consists of various principles and recommendations that are to be used when developing a supplier evaluation process. Based on the literature review, the decision makers of Service Centre defined the objectives for the supplier evaluation process. After defining the objectives, an e-mail questionnaire was created to request four suppliers for their insights on metrics creation. With the information from the suppliers, principles from literature and views of the Service Centre, a set of three metrics were created. To collect the data from the suppliers and the Service Centre’s employees, two web-based questionnaires were created. The results of the questionnaires would be combined manually into an Excel spreadsheet. As a next step, the web questionnaires were tested altogether by eight people at three suppliers and at Service Centre. As a result, the questionnaires were proven to be a good tool except for the phase of manually summarizing the data in Excel for each supplier, which might be a time consuming task if the evaluation was to be carried out regularly with many suppliers. Also, some minor data quality issues were discovered. As the result of this project, Service Centre has a supplier-evaluation process and the tools and information to develop the process further with the material collected from the suppliers and literature.