Performance measurement and implementation of e-procurement system in indirect purchasing

Abstract

Internet has completely changed the way business is done nowadays. Recently, due to the great benefits of e-procurement, such as efficiency and costs savings, companies are applying e-procurement in indirect purchasing. However, implementation of e-procurement is a complex process and therefore, factors such as performance measurement and change management are needed. The aim of the thesis is to examine implementation of an e-procurement in indirect purchasing in a case company. The focus is on measuring of the e-procurement system, finding the most relevant benefits of the system for the case company and finding the best practices to implement the system into the case organization. The base for the research was found on former academic research related to the relevant concepts. The research was conducted as a qualitative case study and the employees of the case company were interviewed for this study. Based on the analyzes of the interviews it can be concluded that the most significant benefits of e-procurement are increased internal control, cost savings, faster order and invoice processing and efficient overall process. The greatest success factor of implementation is acceptance of the end-users, which can be achieved by, for example, training and communication.

Yritystenvälinen kaupankäynti on siirtynyt internettiin, mikä on tarjonnut mahdollisuuden tehostaa hankintaprosessi myös epäsuorissa hankinnoissa. Sähköisen hankinnan suurimpia etuja ovat esimerkiksi kustannussäästöt ja tehokkuus. Eduista huolimatta, sähköisen hankinnan implementointi on usein haastavaa, minkä vuoksi esimerkiksi suorituskyvyn mittaaminen ja muutosjohtaminen ovat tärkeissä rooleissa implementoinnissa. Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tutkia sähköisen hankinnan implementointiprosessia epäsuorissa hankinoissa sekä löytää implementointia tukevat mittarit, merkittävimmät hyödyt ja parhaat käytänteet case-yritykselle. Tutkimus pohjautuu aiempaan akateemiseen kirjallisuuteen ja se toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa haastateltiin case-yrityksen työntekijöitä. Haastatteluihin perustuen voidaan todeta, että sähköisen hankinnan merkittävimmät hyödyt ovat kasvanut sisäinen kontrolli, kustannussäästöt, tilausten ja laskujen nopeampi prosessointi sekä kokonaisvaltaisesti tehokkaampi hankintaprosessi. Implementoinnin kannalta tärkein rooli on loppukäyttäjillä ja heidän hyväksynnällä, joka voidaan saavuttaa esimerkiksi riittävän koulutuksen ja onnistuneen kommunikoinnin avulla.