Implementing category management in procurement : a change management approach

Abstract

Implementing category management in procurement seems to be a complex change management challenge for companies striving to bring their procurement strategy development in a more detailed level. However, there seems to be only little guidance how that should be actually done. Therefore, this study aims at examining category management implementation and related change management in the context of construction industry in order to provide clarity on how the change of successfully implementing category management could be facilitated. The study is conducted as a holistic single-case study that includes also features of action research. The data is collected by conducting 37 semi-structured theme interviews with 41 interviewees in a case company operating in construction industry and by using observations to support the interview data. The results indicate the successful implementation of category management could be facilitated by following a structured process that includes securing the enablers, ensuring smooth execution of category management process steps and gathering the benefits of successful implementation. Furthermore, the process should be supported by change management tools such as the three-step process and force field analysis that help to evaluate the forces either driving or restraining the implementation and to define practices for strengthening or reducing them.

Kategoriajohtamisen implementointi hankintatoimessa näyttää olevan merkittävä muutoksen hallintaan liittyvä haaste yrityksille, jotka pyrkivät viemään hankintastrategian luomista entistä yksityiskohtaisemmalle tasolle. Kuitenkin konkreettisia neuvoja siihen, kuinka onnistunut implementointi saavutetaan, näyttää olevan vähän. Siksi tämä tutkimus pyrkii tarkastelemaan kategoriajohtamisen implementointia ja siihen liittyvää muutoksen hallintaa rakennusalan näkökulmasta. Tarkoituksena on selvittää, kuinka onnistuneeseen kategoriajohtamisen implementointiin liittyvää muutosta voitaisiin helpottaa. Tutkimus on toteutettu holistisena tapaustutkimuksena, joka sisältää myös toimintatutkimuksen piirteitä. Data on kerätty toteuttamalla 37 puolistrukturoitua teemahaastattelua 41 haastateltavan kanssa rakennusalalla toimivassa case-yrityksessä, ja haastatteludataa on täydennetty havaintojen avulla. Tulokset osoittavat, että kategoriajohtamisen onnistunutta implementointia voidaan parhaiten helpottaa seuraamalla strukturoitua prosessia, joka koostuu mahdollistajien takaamisesta, kategoriajohtamisen prosessin sujuvan läpiviennin varmistamisesta sekä hyötyjen keräämisestä. Lisäksi prosessia tulisi tukea muutoksen hallinnan työkalujen kuten kolmivaiheisen muutosprosessin ja voimakenttäanalyysin avulla. Ne helpottavat analysoimaan tekijöitä, jotka tukevat tai vastustavat muutosta sekä auttavat löytämään keinoja voimien lisäämiseen ja heikentämiseen.