Total cost of ownership in project procurement

Abstract

In this thesis the term TCO (Total Cost of Ownership) is introduced and presented in context of project procurement for equipment packages. Project procurement is usually part of an EPCM-contract made between the client and the EPCM-contractor and the contractor takes responsibility of the procurement actions. The current state of including TCO in procurement is not inclusive to all industrial business lines, which are the pulp and paper industry, chemicals and bio-refining industry and mining and metals industry. There are differences based on industry and equipment sizes where in most of the cases, investment cost is the most defining factor in purchasing resolutions. In order to get a cross-section of the situation and determine the needs and expectations for the TCO, interviews and questionnaires were prepared and sent to the representatives of the industries: to clients, consulting procurement specialists and the suppliers. Based on the results, clients and suppliers are expecting early commitment from the EPCM-contractor to the project procurement. In order to create a tool for TCO in project procurement, a framework is presented.

Tässä diplomityössä esitellään termi TCO (Total Cost of Ownership) kokonaiskustannukset. Termi esitetään tässä työssä projektihankintoihin liittyvänä osaalueena, laitepakettien hankinnoissa. Projektihankinnat ovat yleensä osa EPCMsopimusta, joka solmitaan asiakkaan ja EPCM-toimijan välillä, jolloin konsulttiyritys ottaa vastuun hankintojen johtamisesta. Tilanne tällä hetkellä on se, että kokonaiskustannuksia ei oteta tasaisesti huomioon kaikilla teollisuudenaloilla, joita ovat tarkasteltavassa kohteessa: sellu- ja paperiteollisuus, kemianteollisuus ja biojalostusteollisuus sekä kaivos- ja metalliteollisuus. Eroja on teollisuusalojen välillä sekä siinä minkä kokoisesta hankinnasta on kyse, ja yleinen ilmiö on että hankintapäätökset tehdään pääosien perustuen hankintahintaan. Jotta saatiin hyvä läpileikkaus nykytilanteesta sekä tarpeista mitä TCO:n määrittämiseen on, järjestettiin haastatteluja ja tehtiin kyselylomakkeet, joita lähetettiin hankinnasta vastaaville tahoille: sekä asiakkaille, hankintaspesialisteille että toimittajille. Tulosten perusteella asiakkaat sekä toimittajat toivovat mahdollisimman aikaisessa vaiheessa EPCM-toimijan panostamista projektin hankintoihin. Jotta voidaan jatkossa luoda työkalu kokonaiskustannusten paremmalle määrittämiselle, työssä esitetään viitekehys niiden huomioimiseen projektihankinnoissa.