Understanding business process complexity for robotic process automation

Abstract

Companies have noticed benefits of robotic process automation (RPA) in automating business processes. In the case company of this study the benefits of RPA have resulted in quick wins. However, also issues have occurred during the RPA projects and the quality of automated business processes with RPA is desired to be increased.

In this study the focus was in the Business Process Management framework, modeling the business process and measuring its complexity, and RPA. Theory was researched form all these areas. Main focus was in process modeling, evaluating the quality of process model and measuring process complexity from process models.

In the study clear benefits were found from transforming the process knowledge into process models using standardized business process modeling notation language and validating it with process modeling guidelines. This enabled the measurement of process complexity which gave information of what should be modeled in the automated business process for RPA. The knowledge of this business process can be gathered from workshops, interviews, and different types of process documentation such as business process documents and business process supporting systems log files. As-is process model is the starting point for to-be process model for RPA software. Understanding the capabilities of RPA software is a prerequisite for redesigning the process for RPA in a way that ensures the expected process output.

Useat yhtiöt ovat huomanneet ohjelmistorobotiikan tuomat mahdollisuudet liiketoimintaprosessien automaatiossa. Myös tässä diplomityössä tutkitussa yhtiössä on todettu ohjelmistorobotiikan tuovan nopeita tuloksia liiketoimintaprosessien automaatiossa. Kuitenkin ongelmilta ei ole vältytty, ongelmiin haluttiin ratkaisuja ja automatisoitujen liiketoimintaprosessien laatua haluttiin parantaa.

Tässä diplomityössä painopisteenä olivat neljä aluetta, Business Process Management framework, liiketoimintaprosessien mallintaminen, kompleksisuuden mittaaminen, ja ohjelmistorobotiikka. Teoriaa käytettiin kaikilta neljältä osa-alueelta, joskin painopisteenä oli liiketoiminnan prosessien mallinnus, mallien laadun arviointi, ja kompleksisuuden mittaus prosessimallin avulla.

Diplomityössä löytyi selkeät hyödyt prosessien tiedon siirtämisestä prosessimalliin, kun prosessin mallinnus tehdään standardoidulla prosessinmallinnus kielellä ja mallin tarkastetaan noudattavan prosessien mallinnuksen sääntöjä. Prosessin mallintaminen mahdollistaa sen kompleksisuuden arvioimisen, joka antaa tietoa mitä prosessista tulisi mallintaa automatisoituun prosessiin ohjelmistorobotiikalle. Tämä prosessitieto voidaan kerätä workshopeissa, haastatteluilla, ja erilaisista prosessiin liittyvistä dokumenteista kuten prosessidokumentaatiosta tai käytettyjen systeemien lokitiedoista. Nykyisen prosessin mallintaminen on lähtökohtana aina tulevalle automatisoidulle prosessille. Automatisoidun prosessin mallintaminen vaatii ohjelmistorobotiikan tietämystä, jotta automatisoitu prosessi tuottaa halutun lopputuloksen asiakkaalle.