Software robot-based automation of financial administration’s processes
Renner, Markus (2019)
Pro gradu -tutkielma
2019
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201901252992
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201901252992
Tiivistelmä
This thesis discusses how robotic process automation can be utilised in financial administration. A Finnish city that has implemented robots into the accounts payable process in its shared services centre has been used as an example. The case organisation is public and highly domestic compared to previous cases scrutinising robot process automation (RPA). Case study methodology is used in this thesis. The aim of this research is to scrutinise which tasks can be effectively executed with RPA, what challenges RPA has faced, when is it more suitable to use other solutions, and compare findings from case organisation to previous literature.
Literature suggests robotic process automation may provide competitive advantages and free up labour for more productive tasks. RPA has already been implemented into several tasks in financial administration for example in invoice creation, checking, and transfers between software. In addition to RPA, the theory section expands on other office automation solutions and defines financial administration’s processes.
Results of the thesis suggest that RPA can be successfully implemented into financial administration processes like accounts payable, but implementation can be time consuming. Invoices do not always follow one standard and may lack important data, robots can’t accurately scan and input invoices correctly. These exceptions have to be handled by human labour. Moreover, RPA is not capable to automate all tasks with current process quality requirements.
This thesis also provides a comparison between RPA cases in literature and the case study. Literature has argued for several success factors in implementing and utilising RPA which case city has also followed in many respects. Findings from the case support previous findings. These success factors, in addition to findings from the municipality’s case, may help future adopters of RPA to evaluate how the implementation should be executed and under which circumstances software robot-based automation is most likely profitable. Tämä opinnäytetyö tutkii, miten ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää taloushallinnon tehtävissä. Esimerkkinä ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä toimii suomalainen kaupunki, jonka talouspalvelukeskus on ottanut ohjelmistorobotiikan käyttöönsä ostolaskuprosessissa. Empiirinen tutkimus toteutettiin haastatteluiden avulla tehtynä case-tutkimuksena. Tarkoituksena oli selvittää, mitkä tehtävät voitiin tehokkaasti toteuttaa robotiikan avulla, millaisia muita ratkaisuja olisi mahdollista käyttää ja millaisia haasteita robotit kohtasivat sekä verrata näitä tuloksia aiempaan kirjallisuuteen.
Ohjelmistorobotiikka voi kirjallisuuden mukaan tehostaa prosessien toteutusta ja vapauttaa työvoimaa tuottavampiin tehtäviin. Ohjelmistorobotiikka onkin otettu käyttöön monissa taloushallinnon tehtävissä: mm. dokumenttien luonnissa ja tarkistuksissa sekä tiedon etsinnässä ja siirrossa. Kirjallisuuteen perustuvassa teoriaosiossa käsitellään ohjelmistorobotiikan lisäksi muita toimistotehtävien automatisointivaihtoehtoja sekä määritellään, mitkä prosessit kuuluvat taloushallintoon. Kirjallisuuden ohjelmistorobotiikkaesimerkit keskittyvät ensisijaisesti kansainvälisiin yrityksiin, kun taas case-tutkimuksen kohteena oli kotimainen julkinen organisaatio.
Tämän tutkimuksen tulosten perusteella ohjelmistorobotit soveltuvat taloushallinnon tehtäviin, kuten ostolaskuprosessiin, jossa ne suorittavat esimerkiksi ostolaskujen reititystä, tarkistusta ja tiliöintiä. Robotiikan käyttöönotto voi kuitenkin olla hidasta ja vaatia huomattavasti työntekijöiden aikaa, minkä lisäksi robotit eivät pysty käsittelemään kaikkia dokumentteja, sillä näistä osasta puuttuu robottien tarvitsemia tietoja tai tieto on rakenteeltaan poikkeavaa. Nämä poikkeavat dokumentit vaativat yhä ihmistyöntekijän käsittelyn. Lisäksi robotit eivät kykene tekemään kaikkia prosessin vaiheita nykyisillä laatuvaatimuksilla.
Tutkimuksessa myös vertaillaan sitä, miten robotiikan käyttö kohdeyrityksessä on onnistunut verrattuna lähdekirjallisuudessa tarjottuihin esimerkkeihin. Kirjallisuus on koonnut useita toimenpiteitä, joiden avulla robotiikan käyttöönotto on onnistunut niin prosessi- kuin organisaatiotasollakin. Kohdeyritys seurasikin näitä toimenpiteitä monilta osin, mikä vahvistaa, että kirjallisuuden löydökset soveltuvat uusiin tapauksiin. Näiden toimenpiteiden seuraaminen voi helpottaa suunnittelemaan ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa ja arvioimaan robotiikan kannattavuutta.
Literature suggests robotic process automation may provide competitive advantages and free up labour for more productive tasks. RPA has already been implemented into several tasks in financial administration for example in invoice creation, checking, and transfers between software. In addition to RPA, the theory section expands on other office automation solutions and defines financial administration’s processes.
Results of the thesis suggest that RPA can be successfully implemented into financial administration processes like accounts payable, but implementation can be time consuming. Invoices do not always follow one standard and may lack important data, robots can’t accurately scan and input invoices correctly. These exceptions have to be handled by human labour. Moreover, RPA is not capable to automate all tasks with current process quality requirements.
This thesis also provides a comparison between RPA cases in literature and the case study. Literature has argued for several success factors in implementing and utilising RPA which case city has also followed in many respects. Findings from the case support previous findings. These success factors, in addition to findings from the municipality’s case, may help future adopters of RPA to evaluate how the implementation should be executed and under which circumstances software robot-based automation is most likely profitable.
Ohjelmistorobotiikka voi kirjallisuuden mukaan tehostaa prosessien toteutusta ja vapauttaa työvoimaa tuottavampiin tehtäviin. Ohjelmistorobotiikka onkin otettu käyttöön monissa taloushallinnon tehtävissä: mm. dokumenttien luonnissa ja tarkistuksissa sekä tiedon etsinnässä ja siirrossa. Kirjallisuuteen perustuvassa teoriaosiossa käsitellään ohjelmistorobotiikan lisäksi muita toimistotehtävien automatisointivaihtoehtoja sekä määritellään, mitkä prosessit kuuluvat taloushallintoon. Kirjallisuuden ohjelmistorobotiikkaesimerkit keskittyvät ensisijaisesti kansainvälisiin yrityksiin, kun taas case-tutkimuksen kohteena oli kotimainen julkinen organisaatio.
Tämän tutkimuksen tulosten perusteella ohjelmistorobotit soveltuvat taloushallinnon tehtäviin, kuten ostolaskuprosessiin, jossa ne suorittavat esimerkiksi ostolaskujen reititystä, tarkistusta ja tiliöintiä. Robotiikan käyttöönotto voi kuitenkin olla hidasta ja vaatia huomattavasti työntekijöiden aikaa, minkä lisäksi robotit eivät pysty käsittelemään kaikkia dokumentteja, sillä näistä osasta puuttuu robottien tarvitsemia tietoja tai tieto on rakenteeltaan poikkeavaa. Nämä poikkeavat dokumentit vaativat yhä ihmistyöntekijän käsittelyn. Lisäksi robotit eivät kykene tekemään kaikkia prosessin vaiheita nykyisillä laatuvaatimuksilla.
Tutkimuksessa myös vertaillaan sitä, miten robotiikan käyttö kohdeyrityksessä on onnistunut verrattuna lähdekirjallisuudessa tarjottuihin esimerkkeihin. Kirjallisuus on koonnut useita toimenpiteitä, joiden avulla robotiikan käyttöönotto on onnistunut niin prosessi- kuin organisaatiotasollakin. Kohdeyritys seurasikin näitä toimenpiteitä monilta osin, mikä vahvistaa, että kirjallisuuden löydökset soveltuvat uusiin tapauksiin. Näiden toimenpiteiden seuraaminen voi helpottaa suunnittelemaan ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa ja arvioimaan robotiikan kannattavuutta.