Development of a project portfolio management tool : Inclusion of sustainable values

Abstract

Project portfolio management is recognized as a key activity within an enterprise project management department. The thesis was carried out for the company Yara Suomi Oy and their site operating in Uusikaupunki, Finland and the tool that was developed along the thesis was tailored to their organizational needs, wishes and visuals. The thesis’ goal was to answer how the sustainable values should be included in the decision-making process that is project portfolio management, and how should the project portfolio with its activities and characteristics of sustainability be communicated to the public. In addition, project portfolio management and tool development as an activity were both defined in detail to give context for the reader. The theoretical data was collected by conducting a literature review and the tool was developed using the iterative development method. Project portfolio management was identified as an important way of optimizing the gains from having a competent project organization as well as being useful to make the projects conducted fit into the company’s strategy and public image. Sustainable methods of actions both in the level of company strategy and project portfolio management were identified as useful for either ensuring long-term resource use efficiency or shorter-term improvement of public image.

Projektiportfolion hallinta on tunnistettu tärkeäksi toiminnaksi yrityksen projektiorganisaatiossa. Tämä diplomityö on tehty yrityksen Yara Suomi Oy Uudenkaupungin toimipaikalle. Ohjelmistotyökalu, joka kehitettiin työn yhteydessä, on räätälöity heidän yrityksensä tarpeiden, toiveiden ja ulkoasun mukaan. Työn tavoitteena oli selvittää miten kestävän kehityksen mukaiset arvot pitäisi ottaa huomioon projektiportfolion hallinnassa. Lisätavoitteena oli selvittää, kuinka projektiportfolion hallintaan liittyvät tehtävät, tieto ja kestävän kehityksen mukaiset piirteet kuuluisi viestiä julkisuuteen. Lisäksi työssä määriteltiin projektiportfolion hallinta ja työkalun kehittäminen aktiviteetteina perusteellisesti kontekstin vuoksi. Teoreettinen tieto kerättiin kirjallisuuskatsauksen menetelmin. Työkalu kehitettiin käyttäen iteratiivista mallia. Projektiportfolion hallinta havaittiin tärkeäksi keinoksi haluttaessa optimoida pätevän projektiorganisaation aikaansaamia hyötyjä yrityksessä. Lisäksi sen havaittiin varmistavan tulevien projektien sopivuuden yrityksen julkikuvan ja strategian mukaiseksi. Kestävän kehityksen mukainen toiminta sekä yritysstrategian tasolla että projektiportfolion hallinnassa havaittiin hyödylliseksi sekä pitkän aikavälin resurssitehokkuuden, että lyhyen aikavälin julkisuuskuvan muokkaamisen kannalta.