Developing procurement processes with RPA in a large international procurement organization : case study in an energy utility company
Vainio, Jarno (2019)
Pro gradu -tutkielma
2019
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201903088165
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe201903088165
Tiivistelmä
The purpose of this master's thesis is to study how Robotic Process Automation (RPA) can be used to develop procurement processes in a large international procurement organization. The existing scientific literature and white papers on RPA is mainly focused on automated processes in international financial, telecom, and insurance companies. Thus, this thesis aims to broaden the scientific field for capability of RPA in procurement processes. However, the concentration is on the case company's procurement processes.
The research started with comprehensive review of current scientific publications on RPA and procurement theories, which were used to answer partly the research questions. Also, for the empirical part the data was gathered in semi-structured interviews both in workshops and individual interviews. Data was lastly analyzed by using qualitative research methods.
The research indicates that RPA can be utilized in certain case company's procurement sub-processes and RPA can be difficult to implement for complex end-to-end processes. Governance of RPA projects is crucial in order to successfully identify, develop and deploy RPA projects. Tasks should be divided between procurement professionals, IT personnel and third party service provider by using the provided RACI-matrix. RPA could be used to develop partly the processes of managing contract compliance, analyzing spend, qualifying suppliers and managing contract renewal and termination. RPA Centre of Excellence team should also be establish in the case company. KPIs for automated processes should be weighted case by case, depending on the desired outcome of the automated process.
The proposed governance model provides guidelines for implementing RPA projects successfully within corporate procurement at the case company. Benefits for utilizing RPA further at the case company allows personnel in corporate procurement to concentrate on more challenging tasks. Additional benefits of this thesis include the increased awareness of automation tools available.
Research provides guidelines to identify suitable procurement processes for RPA piloting and provides a governance model for the case company for the future automation projects Pro gradu tutkii miten hankinnan prosesseja suuressa kansainvälisessä hankintaorganisaatiossa tulisi kehittää ohjelmistorobotiikan (RPA) avulla. Saatavilla olevat tieteelliset artikkelit ja julkaisut käsittelevät ohjelmistorobotiikan hyötyjä finanssi, teleoperaattorien ja vakuutus yrityksien prosessien näkökulmasta. Tämän pro gradun tarkoitus on tutkia ohjelmistorobotiikan käyttöä hankinnan prosesseissa, keskittyen valittuun tapausyritykseen.
Tutkimusprosessi aloitettiin laajalla kirjallisuuskatsauksella tämän hetkisestä RPA:n ja hankinnan prosesseista, tavoitteena tunnistaa tutkimusalueen pääteemat. Kirjallisuuskatsauksen tarkoituksena oli myös luoda teoreettinen pohja ratkaisuehdotukselle. Empiirinen osa suoritettiin tapaustutkimuksena, missä toimintamallia ehdotettiin yritykselle käytettäväksi automaatioprojekteissa.
Tulokset osoittaa, että RPA:ta pystytään hyödyntämään tapausyrityksen manuaalisissa hankintaprosesseissa. RPA on kuitenkin vaikea ottaa käyttöön pitkissä ja vaativissa manuaalisissa prosesseissa. Sen takia RPA:ta tulisi hyödyntää lyhyissä ja yksinkertaisissa prosesseissa. RPA:n hallintamalli on erittäin tärkeä projektin lopputuloksen kannalta. Tehtävät tulisi jakaa hankinnan, IT-osaston ja palveluntoimittajan kesken esitetyn RACI-mallin avulla. RPA:ta voisi tutkimuksen perusteella hyödyntää sopimuksien ylläpidossa, toimittajien hyväksynnässä ja sopimusehtojen varmistamisessa. Tutkimus ehdottaa myös että RPA Centre of Excellence työryhmä tulisi perustaa yrityksessä. RPA projektien hyötyjen mittaaminen tulisi olla tapauskohtausta ja mittarien pitäisi perustua RPA:n toivottuun lopputulokseen.
Esitetty ratkaisu ehdottaa tapausyritykselle parannus ehdotuksia RPA:n avulla. Hallintamalli esittää suuntaviivat tapausyritykselle miten tehtävät tulisi jakaa ihmiset kesken. RPA:n hyödyt edesauttaa tapausyrityksen työntekijöitä keskittymään haastavimpiin ja mielekkäimpiin työtehtäviin. Käytännön arvoja tapausyritykselle tämän tutkimuksen myötä on laajempi ymmärrys automatiikan potentiaalista toimistotöissä.
Tutkimus osoittaa että manuaalisia töitä pystytään automatisoimaan RPA:n avulla. Lisäksi tutkimus antaa pohjan tapausyritykselle miten manuaalisia prosesseja tunnistetaan ja kuinka projekteja tulisi valvoa ja hallinnoida.
The research started with comprehensive review of current scientific publications on RPA and procurement theories, which were used to answer partly the research questions. Also, for the empirical part the data was gathered in semi-structured interviews both in workshops and individual interviews. Data was lastly analyzed by using qualitative research methods.
The research indicates that RPA can be utilized in certain case company's procurement sub-processes and RPA can be difficult to implement for complex end-to-end processes. Governance of RPA projects is crucial in order to successfully identify, develop and deploy RPA projects. Tasks should be divided between procurement professionals, IT personnel and third party service provider by using the provided RACI-matrix. RPA could be used to develop partly the processes of managing contract compliance, analyzing spend, qualifying suppliers and managing contract renewal and termination. RPA Centre of Excellence team should also be establish in the case company. KPIs for automated processes should be weighted case by case, depending on the desired outcome of the automated process.
The proposed governance model provides guidelines for implementing RPA projects successfully within corporate procurement at the case company. Benefits for utilizing RPA further at the case company allows personnel in corporate procurement to concentrate on more challenging tasks. Additional benefits of this thesis include the increased awareness of automation tools available.
Research provides guidelines to identify suitable procurement processes for RPA piloting and provides a governance model for the case company for the future automation projects
Tutkimusprosessi aloitettiin laajalla kirjallisuuskatsauksella tämän hetkisestä RPA:n ja hankinnan prosesseista, tavoitteena tunnistaa tutkimusalueen pääteemat. Kirjallisuuskatsauksen tarkoituksena oli myös luoda teoreettinen pohja ratkaisuehdotukselle. Empiirinen osa suoritettiin tapaustutkimuksena, missä toimintamallia ehdotettiin yritykselle käytettäväksi automaatioprojekteissa.
Tulokset osoittaa, että RPA:ta pystytään hyödyntämään tapausyrityksen manuaalisissa hankintaprosesseissa. RPA on kuitenkin vaikea ottaa käyttöön pitkissä ja vaativissa manuaalisissa prosesseissa. Sen takia RPA:ta tulisi hyödyntää lyhyissä ja yksinkertaisissa prosesseissa. RPA:n hallintamalli on erittäin tärkeä projektin lopputuloksen kannalta. Tehtävät tulisi jakaa hankinnan, IT-osaston ja palveluntoimittajan kesken esitetyn RACI-mallin avulla. RPA:ta voisi tutkimuksen perusteella hyödyntää sopimuksien ylläpidossa, toimittajien hyväksynnässä ja sopimusehtojen varmistamisessa. Tutkimus ehdottaa myös että RPA Centre of Excellence työryhmä tulisi perustaa yrityksessä. RPA projektien hyötyjen mittaaminen tulisi olla tapauskohtausta ja mittarien pitäisi perustua RPA:n toivottuun lopputulokseen.
Esitetty ratkaisu ehdottaa tapausyritykselle parannus ehdotuksia RPA:n avulla. Hallintamalli esittää suuntaviivat tapausyritykselle miten tehtävät tulisi jakaa ihmiset kesken. RPA:n hyödyt edesauttaa tapausyrityksen työntekijöitä keskittymään haastavimpiin ja mielekkäimpiin työtehtäviin. Käytännön arvoja tapausyritykselle tämän tutkimuksen myötä on laajempi ymmärrys automatiikan potentiaalista toimistotöissä.
Tutkimus osoittaa että manuaalisia töitä pystytään automatisoimaan RPA:n avulla. Lisäksi tutkimus antaa pohjan tapausyritykselle miten manuaalisia prosesseja tunnistetaan ja kuinka projekteja tulisi valvoa ja hallinnoida.