Applying Six Sigma methodology to purchasing process improvement

Abstract

Continuous improvement of business operations creates the foundation for overall profitability and the achievement of competitive edge. Business operations can be improved by focusing on the improvement of business processes. This master’s thesis concentrates on examining business process improvement from the perspective of a case company. The study aims to find out, how the purchasing process can be improved by focusing on purchasing sub-processes. The research is being conducted as a part of Six Sigma process improvement project, that aims to identify improvement potential, provide practical ideas for improvement and to ensure that the improvements are being maintained also in the future. The empirical study shows that the purchasing process can be improved by developing a process for supplier performance measurement. Supplier performance has significant impact on the operational excellence of both, the purchasing process and the purchasing function itself. Lack of operational system for performance measurement may lead to reduced transparency of the supplier base, decreased supplier performance and additional costs. On the other way around, developing and implementing a performance measurement process has potential to increase knowledge of the supplier base, enable supplier development which may also lead to decreased costs. The key factors in the performance measurement are, that the measurement is being conducted appropriately and first and foremost regularly.

Liiketoiminnan jatkuva kehittäminen luo pohjan yleiselle kannattavuudelle ja kilpailuedun saavuttamiselle. Toimintaa pyritään usein parantamaan keskittymällä liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Tämän pro gradu -tutkielman tarkoituksena onkin paneutua liiketoimintaprosessien kehittämiseen case-yrityksen näkökulmasta. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, kuinka yrityksen ostoprosessia on mahdollista parantaa keskittymällä siihen liitännäisiin hankinnan aliprosesseihin. Tutkimus toteutetaan osana Six Sigma prosessikehitysprojektia, jonka tarkoituksena on tunnistaa kehittämispotentiaali, tarjota konkreettiset toimenpiteet prosessin parantamiseksi, sekä varmistaa parannusten ylläpitäminen myös tulevaisuudessa.

Empiirinen tutkimus osoittaa, että ostoprosessia on mahdollista parantaa kehittämällä toimittajan suorituskyvyn mittaamiseen keskittyvä prosessi. Toimittajien operatiivisella suorituskyvyllä on keskeinen merkitys ostoprosessin sujuvuudessa, sekä ostofunktion tuloksellisuudessa. Toimivan mittausprosessin puute johtaa heikentyneeseen toimittajakentän läpinäkyvyyteen, toimittajien heikentyneeseen suorituskykyyn, sekä varotoimenpiteistä aiheutuneisiin lisäkustannuksiin. Vastaavasti toimivan mittausprosessin kehittäminen ja implementointi lisäävät tietoutta toimittajakentästä ja mahdollistavat suorituskyvyn kehittämisen, mikä osaltaan vaikuttaa alentavasti myös liiketoiminnan kustannuksiin. Keskeistä suorituskyvyn mittaamisessa on sen tarkoituksenmukainen ja ennen kaikkea säännöllinen toteuttaminen.