Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tarkastus-, testaus ja sertifiointipalveluita tarjoavassa yrityksessä

Abstract

Työn tavoitteena on selvittää ohjelmistorobotiikan hyödyntämismahdollisuudet tarkastus-, testaus- ja sertifiointipalveluja tarjoavalle kohdeyritykselle. Lisäksi tutkitaan mitä käyttöönottoprosessi vaatii ja mitä siinä tulee ottaa huomioon. Kyseessä on laadullinen tapaustutkimus, jossa on käytetty hyödyksi aiempaa tutkimusta sekä tehty haastatteluja toimittajille ja henkilöstölle. Ohjelmistorobotiikka voi muuttaa merkittävästi toimistoprosesseja tarjoamalla matalammat kustannukset samalla kun se parantaa palvelun laatua ja prosessin tehokkuutta sekä lisää asiakastyytyväisyyttä ja sisäistä valvontaa. Ohjelmistorobotiikalle soveltuu parhaiten prosessit, jotka ovat säännönmukaisia, volyymiltaan suuria, vievät paljon aikaa ja ovat virheherkkiä manuaalisesti suoritettuna eivätkä vaadi ihmisen syvää tietämystä. Tällaisia rutiininomaisia tehtäviä löytyy etenkin talouden, henkilöstöhallinnon ja asiakaspalvelun puolelta. Käyttöönotossa tulee kiinnittää erityistä huomiota viestintään ja muutosjohtamiseen sekä jakaa vastuu robotiikasta. Ensimmäiset automatisoitavat prosessit tulee valita niin, että niiden avulla on helppo myydä ajatus ohjelmistorobotiikasta henkilöstölle ja sitouttaa henkilöstö kehittämään uusia käyttömahdollisuuksia. Työssä potentiaalisimmiksi aloitusprosesseiksi valikoitui asiakastietojen ylläpito, pätevyyksien hallinta sekä matkalaskujen tarkastaminen.

The aim of this Thesis is to find out the possibilities of using robotic process automation at a company, which offers inspection, testing and certification services. The qualitative case study examines what is needed for the implementation process and what needs to be taken into account. In order to achieve the goal, previous research has been utilized and interviews have been done to both suppliers and staff. Robotic process automation (RPA) can significantly change office processes by offering lower costs while improving service quality, process efficiency and customer satisfaction, as well as increasing internal control. The best suited processes are regular, large in volume, take a lot of time, and are error-sensitive when manually executed and do not require a deep knowledge of human. Such routine tasks can be found especially in the fields of finance, human resources and customer service. Special attention should be paid to communication and change management when deploying, as well as sharing responsibility of RPA. The first processes to be automated should be chosen so that the idea of RPA can easily be sold to the staff and commit the staff to developing new applications. In the thesis, potential starting processes were the maintenance of customer data, the management of qualifications and the checking of travelling expenses.