End user process for the new distribution-center replenishment operation : Case study in a Finnish retail company

Abstract

The purpose of this master’s thesis is to examine the best methods for creating a user process for a new distribution center replenishment process. The key objective is to conduct the user process for a case company. User process is required in process configuration and end user training during a deployment of the new process. Furthermore, to be able to describe the user process comprehensively this thesis studies the core processes of the replenishment process. Core tasks of the new process are analyzed through the risks related to old process. Process steps and actions which are required from replenisher for different inputs are defined. In addition, process quality measurement and added value from the new process are studied. Process management problems are concerned in the context of inventory management. This thesis is a qualitative case study in which professional interviews are vital source of data for empirical analysis. In addition, action research methods are exploited in the empirical analysis as well. As a result of empirical studies, the core processes of the user process are defined, and process steps are determined. The empirical findings of this thesis provide the user process for the new replenishment process. Furthermore, the optimal meters for monitoring the quality of replenishment process are service level, inventory turnover and inventory days.

Tutkielman tavoite on selvittää parhaat menetelmät käyttöprosessin kehittämiseen uutta jakelukeskuksen täydennysprosessia varten. Päätavoite on toteuttaa käyttöprosessin kuvaus tutkimusyrityksessä. Käyttöprosessin kuvausta hyödynnetään prosessin konfiguroinnissa sekä loppukäyttäjien koulutuksissa implementoinnin aikana. Kokonaisvaltaisen käyttöprosessin kuvauksen luomiseksi on selvitettävä täydennysprosessin ydinvaiheet. Uuden prosessin ydinvaiheet kartoitettiin selvittämällä riskitekijöitä vanhassa prosessissa. Prosessin eri vaiheet sekä syötteet joihin käyttäjän tulee reagoida ovat määritelty. Lisäksi prosessin laadun mittaamista ja uuden prosessin tuomaa lisäarvoa on tutkittu. Prosessin hallinnan ongelmia tutkitaan varaston hallinnan kontekstissa. Tutkielma on laadullinen tapaustutkimus, jossa asiantuntijahaastattelut ovat olennainen lähde empiirisen tutkimuksen osana. Lisäksi toimintatutkimuksen menetelmiä hyödynnetään empiirisessä tutkimuksessa. Empiirisen tutkimuksen tuloksena täydennysprosessin ydinvaiheet sekä prosessin työvaiheet ovat määritelty. Empiirisen tutkimuksen tuloksena on käyttöprosessin kuvaus uuteen varastotäydentämisen prosessiin. Lisäksi tutkimuksen tuloksena on määritelty optimaaliset menemät täydennysprosessin laadun mittaamiseksi, jotka ovat palveluaste, varaston kiertonopeus sekä varaston riitto.