Hankintaprosessin ja toimittajasuhteiden hallinnan kehittäminen

Abstract

Tämän työn tarkoituksena on löytää kohdeorganisaation hankintaprosessista keskeiset kehityskohteet ja esittää niille ratkaisut, tai kehitysehdotukset. Tämä on pyritty saavuttamaan nykytila-analyysin analyysin pohjalta, vertaamalla kohdeorganisaation nykyisiä hankintaprosessikuvauksia liiketoimintaprosessikuvauksista, hankinnasta ja hankintaprosessista esitettyyn teoriaan, sekä organisaation sisällä suoritetuissa haastatteluissa kerättyyn dataan.

Analyysin pohjalta selvisi, että kohdeorganisaation prosessikuvaukset noudattavat niistä kertovan teorian mukaista ongelmaa, jossa prosessien on ajateltu jakautuvan toiminnoittain. Näin ollen hankinnan prosessikuvauksessa oli lukuisia vaiheita, jotka eivät todellisuudessa ole hankinnan omistamia, vaan hankinta on niissä ainoastaan tukevassa roolissa. Koska tämän työn puitteissa ei ollut mahdollista lähteä uudistamaan prosessikuvauksia poikkitoiminnallisesti, valittiin kehityskohteiksi nykyisestä prosessikuvauksesta hankinnan omistamat vaiheet, jotka ovat osto ja toimittajasuhteiden hallinta.

Hankinnan prosessikuvauksesta puuttuvat varsinaiset liiketoimintaprosessikuvaukset. Näin ollen nykyisen kuvauksen sanallisen osion pohjalta hankintaprosessille tehdään esitettyjen teorioiden mukainen uimaratadiagrammi. Tämä diagrammi pitää sisällään hankintaprosessin vaiheet ja vastuut, sekä toimii pohjana jatkokehitykselle. Toimittajasuhteiden hallinnan kaltaista jatkuvaa, ja vaikeasti laskettavissa olevaa toimintaa, ei teorian mukaan ole järkevää kuvata diagrammiksi, joten sen osalta keskitytään esittämään teorian ja haastattelujen pohjalta nousseet kehitysehdotukset. Kehitysehdotukset esitetään lyhyelle, keskipitkälle, sekä pitkälle aikavälille.

The aim of this thesis is to find key points of improvement from current procurement process descriptions of the case organization and to present solutions for them. This will be achieved through an analysis of the current state of the description. In the analysis, process description is reviewed against theories about workflow modelling of business processes, procurement and procurement process, as well as data gathered from interviews conducted within the case organization.

In the analysis, it became evident that the current process descriptions had the same problem that the theory stated to be a common one: The functions of the company are the division between business processes. Therefore, the description had lot of steps that were not owned by procurement, but were assisted by it. Because cross-functional development is was not in the scope of this thesis, two parts of the process that the procurement truly owns were chosen as the points for improvement. These are purchasing and supplier relationship management.

The current descriptions lack actual process flowcharts, so as solution to this a proper swim-lane diagram were created. This diagram visualizes steps and responsibilities of the process and it can be used as a baseline for future development. The theory about business process diagrams states that continuous and uncountable activity such as supplier relationship man-agement should not be described in a form of a process diagram. A set of suggestions for improvement were created instead. These suggestions are presented in three time frames: short term, medium term and long term.