The utilization of robotic process automation in master data management in a manufacturing company

Abstract

Many organizations have noticed the various benefits of robotic process automation (RPA) in automating processes. Master data management (MDM) has been part of the business for a long time and is part of the company's processes, regardless of the size of the company. This research examines the benefits of RPA in managing master data. Research’s case company purpose was to utilize RPA in managing for example in customer data. The goal of the research is to understand the characteristics and benefits of RPA and master data and how to use RPA in master data management. The goal is also to understand what should be done to succeed in implementing RPA. RPA is quite new in the technology field so there is not much of literature. The theory of RPA and master data is reviewed as well as the link between them. In addition to literature, case-company employee has been interviewed using a semi-structured method. The result of the research shows the importance of investigation, continuous development, as well as co-operation between employees before implementing RPA. RPA brings value to the company in the long run. Using RPA to master data would speed up the process and work 24 hours a day. However, master data should be fully standardized to be able to implement RPA successfully.

Monet yritykset ovat kiinnostuneet prosessien automatisoinnista ohjelmistorobotiikkaa (RPA) hyödyntäen. Yritykset ovat hallinneet jo pitkään master dataa, ja master datan hallinta kuuluukin osana kaikenkokoisten yritysten prosesseja.Tutkimuksessa tarkastellaan RPA:n hyödyntämistä master datan hallinnassa. Case-yritys pyrkii hyödyntämään RPA:ta esimerkiksi asiakastietojen hallintaan. Tutkimuksen tavoitteena on ymmärtää RPA:n ja master datan ominaisuuksia ja hyötyjä ja sitä, kuinka RPA:ta voidaan hyödyntää master datan hallinnassa. Tavoitteena on ymmärtää myös, mitä onnistunut RPA:n implementointi vaatii. RPA on melko uutta teknologia-alalla, joten RPA:sta ei ole vielä kovin kattavasti kirjallisuutta. Kirjallisuutta on tarkasteltu sekä RPA:n että master datan kannalta myös siitä näkökulmasta, minkälainen yhteys RPA:n ja master datan välillä voisi olla. Lisäksi tutkimusta varten on haastateltu case-yrityksen työntekijää puolistrukturoidulla menetelmällä. Tutkimuksen lopputulos on, että onnistuakseen RPA:n implementoinnissa yrityksen tulee tehdä selvitystyö RPA:sta ja myös kehittää RPA:ta jatkuvasti. Lisäksi työntekijöiden välinen yhteistyö on tärkeää jo ennen RPA:n implementointia. Tutkimuksen mukaan RPA voi tuoda yritykselle hyötyjä pitkällä aikavälillä: master datan hallinta nopeutuu ja sen prosessit pystytään ohjelmoida toimimaan 24/7. Master data täytyy olla kuitenkin täysin standardoitua, jotta RPA:n implementointi olisi mahdollista.