Utilization of robotic process automation in enterprise resource planning

Abstract

Organizations have started to utilize robotic process automation more on their business and many processes in enterprise resource planning systems have been or will be automatized. Since some companies do not have any experience in robotic process automation, an external IT partner is often taken into project as an implementor. The purpose of this thesis is to find out how different success factors are considered from the standpoint of implementation partner and why some projects are failing, or project outcomes are not meeting the expectations.

The theoretical part reviews the fundamentals of robotic process automation and enterprise resource planning systems, finds out utilization possibilities of robotic process automation in enterprise resource planning systems and introduces the critical success factors of robotic process automation projects. The empirical part analyzes the data collected in interviews and makes suggestions based on analysis how to improve project success level.

This thesis concludes that most important issues are correct strategy as well as partner’s knowledge and capability. Customer’s participation from upper management, business and IT departments is important in order to achieve the set objectives and guarantee that partner gets support for their work from customer even if the project is delivered to customer with Software as a Service model. Additionally, the ease of solution maintenance must be emphasized already in the implementation phase.

Yritykset ovat alkaneet hyödyntämään ohjelmistorobotiikkaa yhä enemmän liiketoiminnassaan, ja monia prosesseja toiminnanohjausjärjestelmissä on automatisoitu tai aiotaan automatisoida. Koska osalla yrityksistä ei ole kokemusta ohjelmistorobotiikasta, avuksi otetaan yleensä mukaan automaation toimittaja. Tämän työn tarkoituksena on selvittää miten eri menestystekijöitä tarvitsee projekteissa huomioida automaation toimittajan kannalta ja miksi osa projekteista epäonnistuu tai niiden lopputulos ei vastaa odotuksia.

Tämän tutkimuksen teoreettisessa osassa käydään läpi ohjelmistorobotiikka ja toiminnanohjausjärjestelmät käsitteenä, perehdytään ohjelmistorobotiikan käyttömahdollisuuksiin toiminnanohjausjärjestelmissä ja esitellään ohjelmistorobotiikkaprojektien kriittisiä menestystekijöitä. Empiirisessä osuudessa puolestaan analysoidaan haastatteluista kerättyä dataa ja tehdään analyysin pohjalta ehdotuksia miten parantaa projektien onnistumista.

Työn lopputulos havainnollistaa, että projekteissa tärkeintä ovat oikea strategia ja toimittajan osaaminen sekä kyvykkyys. Vaikka projekti toimitettaisiin asiakkaalle palvelumallilla, asiakkaan osallistuminen niin ylemmän johdon, liiketoiminnan kuin IT-osaston puolelta on tärkeää, jotta projektissa saavutetaan yhteiset tavoitteet ja toimittaja saa riittävän tuen työlleen. Lisäksi tuotannon ylläpidon helppouteen ja yksinkertaisuuteen pitäisi panostaa jo toteutusvaiheessa.