Johdon tietotarpeet uuden kuntaorganisaation päätöksenteossa

Abstract

Tässä tutkielmassa selvitettiin kolmen Kymenlaaksossa sijaitsevan kaupungin, Haminan, Kotkan sekä Kouvolan ylimmän johdon tietotarpeet uuden muotoisessa kunnassa. Tutkimus toteutettiin hetkellä, jolloin sosiaali- ja terveyspalvelut sekä niitä tuottava henkilöstö olivat siirtymässä kaupungeilta uudelle kuntayhtymälle. Lisäksi selvitettiin miten tietohallinto voisi tukea johdon tietoprosesseja. Teoreettinen viitekehys muodostui kunnallisen tietojohtamisen ja tietotarpeiden näkökulmasta.

Tutkimusaineisto kerättiin lähettämällä sähköinen ennakkokysely kaikille johtoryhmien jäsenille, haastattelemalla erillisinä ryhminä Haminan, Kotkan sekä Kouvolan kaupungin kaupunginjohtajan johtoryhmät sekä sen jälkeen toteuttamalla parihaastattelu kaupunginjohtajalle sekä tietohallinnosta vastaavalle.

Tuloksissa nousivat tärkeimpinä vaikuttimina esiin kaupunkien kaupunkistrategiat ja visiot. Haasteena koettiin strategiatavoitteiden mittaaminen. Tulosten mukaan tietotarpeet kohdistuivat pääsääntöisesti kolmeen asiakokonaisuuteen, talous, henkilöstö ja kuntalaiset. Merkittävä havainto oli, että keskustelu johtoryhmien yhteisistä tavoitteista on ollut puutteellista. Tietohallinnolta odotettiin erityistä asiantuntijaroolia eri substanssiosaajien kumppanina. Katsottiin, että tietohallinnon tulisi olla maakunnallinen, vaikka omat yksiköt haluttiinkin säilyttää lähipalvelun näkökulmasta. Tutkimusaineiston mukaan myös tietohallinnon organisoitumistavalla on vaikutusta mm. digitaalisten palvelujen kehittämistyöhön. Vaikka kaupungit eivät enää itse toteutakaan sosiaali- ja terveyspalveluita, tietoa erityisesti niiden kustannuksista halutaan, koska talous vaikuttaa hyvin voimakkaasti tutkimuskuntien toimintaan.

In this master´s thesis, the information needs of the top management of three cities in Kymenlaakso, Hamina, Kotka and Kouvola were studied in a newly formed municipality. The research was carried out at a time when social and health services and the personnel that produced them were moving from cities to a new joint municipal authority. In addition, it explored how information management could support management information processes. The theoretical framework was formed from the point of view of municipal data management and information needs.

The research material was collected by sending an electronic pre-survey to all members of the management teams, interviewing the management teams of the Mayor of Hamina, Kotka and Kouvola as separate groups, and then conducting couple interviews with the Mayors and the ICT Managers.

In the results, the city strategies and visions were highlighted as key drivers effecting the information needs. The challenge was to measure strategy goals. According to the results, the data needs were mainly focused on three subjects, the economy, the personnel and the residents. It was a significant observation that the discussions on the common goals of the management teams were inadequate. In particular, ICT was expected to take an expert role with the sector specialists. ICT department should be common and provincial, although each city wanted to keep their own ICT departments. According to the research material, the way ICT departments are organized, it also has an impact, for example in digital services. Although the cities no longer carry out social and healthcare services themselves, information needs towards the costs in particular are required, as the activities of the research communities are very strongly affected by the economic situation.