Tiedonhallinta wikissä : Case Liikennevirasto

Abstract

Liikenneviraston ICT-ympäristö on monitoimittajaympäristö, jossa toimii kymmenien eri toimittajien asiantuntijoita. Järjestelmien tuotantoonsiirto edellyttää ennalta määriteltyä dokumentaatiota, jonka ajan tasalla ylläpitäminen on koettu hankalaksi. Tässä työssä on tutkittu Liikenneviraston ICT-elinkaarenhallinnan edellyttämän dokumentaation luonnin haasteita ja löytää keinoja parantaa sitä ottamalla toiminnassa käyttöön wiki-työkalu. Kyselytutkimus paljasti Liikenneviraston ICT-dokumentaation löydettävyydessä ja ajantasaisuudessa ongelmia, sekä epätietoisuutta edellytettävästä dokumentaatiosta. Wiki koettiin viraston omien ja ulkopuolisten asiantuntijoiden mielestä erittäin tervetulleeksi uudistukseksi, mutta sisällön ohjaukseen kaivattiin mallipohjia ja ohjeistusta. Työn tuloksena syntyi wiki-muotoon rakennetut mallipohjat tarvittavasta dokumentaatiosta, joiden sisältö on linkitetty toisiinsa niin, että samaa tietoa ei tarvitse kirjoittaa useampaan paikkaan erikseen.

The ICT-environment of the Finnish Traffic Agency (FTA) is a multi-vendor environment with numerous different vendors working in it. Moving systems to production prerequisites a pre-determined set of documentation, of which form makes it difficult to keep up-to-date. This thesis studies the challenges in creating the documentation required by the FTA’s ICT-lifecycle management processes and tries to find ways to make it more efficient by using a wiki as a tool. Questionnaire revealed problems regarding the findability and up-to-dateness, and uncertainty regarding the documentation’s required content. Wiki was considered an extremely welcome addition to FTA’s repertoire, but more templates and guidance was hoped for. A custom template was created in wiki form to replace the MS Word based old templates. The content of the templates is linked together so that specific information needs to be typed once and only in one place.