Assessing the suitability of upstream supply chain functions for deploying robotic process automation

Abstract

The aim of this study is to assess the business environment’s suitability for Robotic Process Automation (RPA). In other words, the idea is to obtain an understanding of the current state of the environment for automation. This environment consists of upstream supply chain functions and activities inside the case company. The suitability is determined by processes as well as change management aspects in that environment.

As for the research methodology, a mixed one of both quantitative and qualitative aspects is chosen. This is derived from the fact that semi-structured interviews are used for they have qualities from both types. As for the method, a case study is selected where the business environment represents the case. The semi-structured interviews and the following analysis provide a picture of the current state of the business environment. Over 20 different tasks and subprocesses are discovered of which some are more suitable than others. Employee aspects are adequate. There are no objections or barriers to automation in that regard. Process-wise, the overall suitability and readiness of the environment is not currently in a sufficient level for RPA. Essential actions to further the suitableness are presented, while some other automation development objects are also discovered. There is very little academic work related to RPA, so this thesis brings added value and practical examples to the scholarly perspective. Both new suitable and unfit processes are presented and brought forward.

Tämän työn tarkoituksena on arvioida liiketoimintaympäristön soveltuvuutta ohjelmistorobotiikan käyttöönottamiseksi. Toisin sanoen, ideana on saada ymmärrys tämänhetkisestä ympäristön tilasta automatiikkaa silmällä pitäen. Tämä ympäristö koostuu toimitusketjun ylävirran toiminnoista sekä aktiviteeteista kohdeyrityksen sisällä. Prosessit ja muutosjohtamisen näkökulmat määrittelevät soveltuvuuden tuossa ympäristössä.

Mitä tulee tutkimusmetodologiaan, sekä määrällisen että laadullisen yhdistelmä on valittu. Tämä juontaa siitä, että työssä käytetään puolistrukturoituja haastatteluja, jotka omaavat piirteitä näistä molemmista tutkimusmenetelmistä. Tutkimustavaksi on valittu tapaustutkimus, jossa keskiössä on kohdeyrityksen liiketoimintaympäristö. Puolistrukturoidut haastattelut ja niitä seuraava analyysi tarjoavat kuvan tämänhetkisestä ympäristön tilasta. Siinä löydetään yli 20 alaprosessia, joista osa on soveltuvampia kuin toiset. Henkilöstönäkökulma on riittävällä tasolla. Vastustusta tai esteitä ei juurikaan ole. Prosessimielessä ympäristön kokonaissoveltuvuus sekä valmius eivät ole tällä hetkellä riittävällä tasolla ohjelmistorobotiikan käyttöönottamiseksi. Keskeisiä toimia esitetään soveltuvuuden edistämiseksi, ja samalla havaitaan muitakin automaatioon liittyviä kehityskohteita. Ohjelmistorobotiikkaan liittyen on tarjolla melko vähän akateemista kirjallisuutta, joten tämä työ tuo lisäarvoa sekä käytännön esimerkkejä teoreettiseen näkökulmaan. Sekä uusia soveltuvia että sopimattomia prosesseja esitellään ja tuodaan esille.