Advanced planning and scheduling (APS) system supported sales and operations execution (S&OE) process

Abstract

Sales and Operations Execution (S&OE) is a relatively new planning process that aims to balance the short-term demand and supply. The process has been developed and studied extensively by the IT service management company Gartner. S&OE process works as a tool to connect Sales and Operations Planning (S&OP) more tightly into the operational execution process. The S&OE process consists of multiple planning categories which are demand planning, inventory management, supply & replenishment planning, manufacturing planning and transportation planning. The case company is in a process of implementing a new Advanced Planning & Scheduling System (APS). APS system implementation means that the current planning environment needs to be analyzed and redesigned. In this thesis the aim is to design a S&OE process, that is supported by the APS system. Current process analysis concluded that there are challenges in differentiating between mid-term and short-term planning, and also connecting S&OP plans into the production plans. KPI review was also rather narrow. Process was formalized into 3 main steps: Disaggregation, evaluate opportunities and deviations, and define fulfillment. The process has a weekly and monthly cycles. The monthly cycle disaggregates plans imported from the APS system in the beginning of each month. The weekly cycle consists of demand and supply plan optimization, KPI analysis and S&OE meeting. Each meeting has an additional topic that varies every week. Demand and supply plan optimization is done by generating scenarios in the APS system and they are validated in the S&OE meeting. Additionally, KPI’s are analyzed in this meeting and KPI’s selected for the process are forecast consumption, backlog and schedule attainment.

Sales and Operation Execution (S&OE) on melko uusi suunnittelun prosessi, joka tähtää tasapainottelemaan lyhyen aikavälin kysynnän ja tarjonnan muutoksia. Prosessia on kehittänyt ja tutkinut IT konsultointiin erikoistunut Gartner. S&OE prosessi toimii työkaluna, jonka avulla voidaan yhdistää Sales & Operations Planning (S&OP) paremmin operatiivisiin prosesseihin. S&OE prosessi sisältää useita suunnitteluosioita, joita ovat esimerkiksi kysynnän suunnittelu, varastosuunnittelu, tarjonnan ja hankinnan suunnittelu, tuotantosuunnittelu ja kuljetussuunnittelu. Case yritys on työn tekohetkellä implementoimassa uutta Advanced Planning & Scheduling (APS) järjestelmää. Järjestelmän implementoinnin takia yrityksen suunnitteluprosessit on analysoitava ja suunniteltava vastaamaan uutta järjestelmää. Tämän työn tarkoituksena on suunnitella S&OE prosessi, joka tukee uuden järjestelmän käyttöä. Nykytila-analyysissa havaittiin ongelmia esimerkiksi lyhyen ja keskipitkän suunnittelun erottelussa, sekä S&OP suunnitelmien yhdistämisessä tuotantosuunnitelmiin. Myös suorituskykymittareiden käyttäminen oli vähäistä. Prosessiin valittiin 4 vaihetta, jotka ovat dissagregointi, tilausten syöttö ja hyväksyntä, mahdollisuuksien arviointi ja toteutumisen määritteleminen. Prosessissa on kolme samanaikaista sykliä: viikko-, kuukausi- ja päiväsyklit. Kuukausisyklissä APS järjestelmästä tuodaan suunnitelmat ja disagregoidaan ne. Viikkosyklissä luodaan optimointiskenaarioita, joista yksi valitaan ja hyväksytään S&OE viikkokokouksessa. Jokaisessa kokouksessa käsitellään myös yksi ylimääräinen viikoittain vaihtuva aihe. Suorituskykymittarit analysoidaan myös kokouksessa ja mittareiksi valittiin ennustekulutus, tilauskannan riitto ja suunnitelman toteutettavuus. Viimeisenä päiväsykli koostui tilauslupausten muodostamisesta käyttäen APS järjestelmää hyväksi.