Dokumenttienhallinnan kehittäminen ja tallennusprosessin automatisointi organisaation tiedonhallinnassa

Abstract

Työn tavoitteena on tutkia dokumenttienhallintaa sekä tiedon tallennuksen automatisointia ja automatisointimenetelmiä osana organisaation tiedonhallintaa. Työ on tapaustutkimus, jossa sovelletaan konstruktiivista tutkimusotetta. Kohdeyritykselle muodostetaan ja otetaan käyttöön uusi automaattinen tallennusprosessi sekä dokumenttien arkistointisuunnitelma.

Kirjallisuusosassa keskitytään dokumenttienhallintajärjestelmien sekä automaation hyödyntämiseen tiedonhallinnassa. Automaation osalta esiteltäviä menetelmiä ovat integraatiot ja ohjelmistorobotiikka. Empiriaosassa käsitellään automaattisen tallennusprosessin toteutusta ja tällä saavutettavia hyötyjä kohdeyrityksessä. Toinen empiriaosassa käsiteltävä kohdeyrityksen kehityskohde on palkanlaskennan dokumenttien arkistointisuunnitelman muodostaminen sekä sen tuottamien vaikutusten tunnistaminen.

Tutkimuksen perusteella kohdeyritykselle muodostettiin ja otettiin käyttöön automaattinen tallennusprosessi, jonka teknisessä toteutuksessa hyödynnettiin järjestelmistä löytyviä ominaisuuksia sekä siirtotiedostoa. Todettiin, että automatisoinnilla on mahdollista saavuttaa jopa 53 – 63 tunnin kuukausittaiset työaikasäästöt palkanlaskentayksikössä. Toisena tuloksena muodostettiin arkistointisuunnitelma. Arkistointisuunnitelman käyttöönoton arvioitiin parantavan kohdeyrityksen tiedonhallintaa huomattavasti muun muassa dokumenttien elinkaarenhallinnan parantumisen myötä.

The aim of this master’s thesis is to study document management as well as automation methods of knowledge storage as a part of organization’s knowledge management. The master’s thesis has been accomplished as a case study applied with constructive research method. As a construction of the research a new automated document storage process and document archiving plan will be created and implemented for the case company.

The literature part focuses on utilization of document management systems and automation as part of knowledge management. Automation methods are delimited in robotic process automation (RPA) and integrations. The empirical study focuses on implementation of the automatic document storage process and its benefits in the case company. Another case studied in the empirical section is the creation of payroll document archiving plan for the case company.

As a result of the study, an automated storage process was created and implemented for the case company. Technical implementation of the new document storage process was done by utilizing transition file and features of the existing systems. The new storage process can provide 53 - 63 working hour savings monthly in the case company’s payroll unit. The second result, archiving plan, divides document’s life cycle for three phases: active, passive and deletion. Adoption of the archiving plan provides enhancements of the document life-cycle-management for the case company.