Business to government (B2G) exchange : supplier selection and success with public customers : case Toshiba Tec

Abstract

This master thesis examines the possibilities of private suppliers in their actions towards business exchange for public customers. Study investigates best practices for private companies to have better success in business to government (B2G), especially this thesis focuses on competition during procurement process and actions before the actual contract is awarded to supplier.

Finland has a big public sector which spends a lot of money on procurements and outsourcing. Public companies and government entities provide a stable business partner and moneywise these procurements are often much larger than in private sector. This is the reason why many private suppliers try to actively pursue these contracts. These procurements are under the influence of procurement law. Law guides and dictates these procurement processes and makes competition fair, undiscriminating and available for any potential supplier, aim is that public funds are spent most effectively. This effects largely on how private suppliers can act during the procurement process which is often very different compared to regular private sector procurement.

This thesis investigates what are the common selection criteria for public buyer to choose particular supplier. These selection criteria’s are often much different than in private sector. In supplier perspective, aim is to scrutinize how suppliers can make themselves more appealing and increase their chances of winning.

This study finds that public procurement is very price driven and other selection criteria’s like quality, ethical issues or financial stability are just check marks for entering the actual competition. According to the findings of this study it seems that best way for private supplier to be more successful is to establish strong relationship with the buyer already before the actual procurement process is started or tender is published. When this relationship is established, the supplier should try to differentiate itself from other competitors and provide innovative solutions which have more value than just a simple product or service.

Tämä opinnäytetyö tutkii yksityisten toimittajien mahdollisuuksia heidän toimissaan julkisten asiakkaiden kanssa. Tutkimuksessa selvitetään parhaita käytäntöjä, joilla yksityiset yritykset voivat menestyä paremmin julkisissa asiakkaissa, etenkin tutkielmassa keskitytään kilpailuun hankintaprosessien aikana ja toimiin ennen varsinaisen sopimuksen syntyä ja toimittajan valintaa.

Suomessa toimii suuri julkinen sektori, joka kuluttaa paljon rahaa hankintoihin ja ulkoistamiseen. Julkiset yritykset ja julkisyhteisöt tarjoavat vakaata liikekumppanuutta, sekä rahallisesti hankintoja, jotka ovat usein paljon suurempia kuin yksityisellä sektorilla. Tästä syystä monet yksityiset toimittajat yrittävät aktiivisesti tavoitella näitä sopimuksia. Nämä julkiset hankinnat ovat hankintalain alaisia. Laki ohjaa ja sanelee hankintaprosessia ja tekee kilpailusta oikeudenmukaista, syrjimätöntä ja kaikille potentiaalisille toimittajille avointa, tavoitteena on, että julkiset varat käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Tämä laki vaikuttaa suuresti siihen, kuinka yksityiset tavarantoimittajat voivat toimia hankintaprosessin aikana, mikä on usein hyvin erilainen verrattuna tavanomaisiin yksityisen sektorin hankintoihin.

Työssä tutkitaan, mitkä ovat yleiset valintakriteerit julkiselle ostajalle tietyn toimittajan valitsemiseksi. Nämä valintakriteerit ovat usein hyvin erilaisia verrattuna yksityiseen sektoriin. Toimittajan näkökulmasta tavoitteena on tutkia kuinka tavarantoimittajat voivat tehdä itsestään houkuttelevampia ja lisätä mahdollisuuksiaan voittaa.

Tämän tutkimuksen mukaan julkiset hankinnat ovat erittäin hintavetoisia ja muut valintaperusteet, kuten laatu, eettiset kysymykset tai taloudellinen vakaus, ovat vain rasti ruutuun tyyppisiä karsimisosioita ennen todellista kilpailua. Tämän tutkimuksen tulosten perusteella näyttää siltä, että paras tapa yksityisten toimittajien menestymiseen on luoda vahvat suhteet ostajaan jo ennen varsinaisen hankintaprosessin alkua tai tarjouksen julkaisemista. Kun tämä suhde muodostuu, toimittajan tulisi yrittää erottua muista kilpailijoistaan ja tarjota innovatiivisia ratkaisuja, joilla on enemmän arvoa kuin pelkällä tuotteella tai palvelulla.