Käyttäjien sitouttaminen tietohallinnon toteuttamiin tietojärjestelmä- ja prosessimuutoksiin : toimintatutkimus kalustonhallintajärjestelmään

Abstract

Diplomityössä tutkittiin kalustonhallintajärjestelmän käyttöönottoa kunnan sidosyksikössä osana kyseisessä organisaatiossa tapahtuvaa laajempaa tietotyön muutosta. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, mitkä ovat ne tekijät, jotka aiheuttavat väsymistä ja ylikuormittumista tietojärjestelmien loppukäyttäjiin ja saattavat estää tai viivästyttää tietojärjestelmän käyttöönottoa.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa seurattiin kalustonhallintajärjestelmän käyttöönoton etenemistä organisaation kehittäjätiimissä sekä sen vuorovaikutusta siihen liittyviin sidosryhmiin, kuten johtoon, järjestelmäntoimittajaan tai käyttöönoton ensimmäisen vaiheen loppukäyttäjiin. Samaan aikaan tutustuttiin myös aikaisempaan aiheesta tehtyyn tutkimukseen, josta verrattiin havaintoja ja löydöksiä oman tutkimuksen tueksi.

Tutkimuksessa havaittiin, että tietojärjestelmän viivästymiseen johtavat tekijät eivät liity sinänsä itse tietojärjestelmään tai sen kehittäjiin tai loppukäyttäjiin, vaan ongelman taustalla on tietotyön murroksesta aiheutuvat muutokset organisaation tiedonvälityksessä, vuoropuhelussa ja työskentelytavoissa. Löydösten perusteella huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti tietotyön johtamiseen, työn suunnitteluun, vuoropuheluun ja siihen, että muutos tulee osaksi organisaation omaa työkulttuuria, eikä jää riippuvaiseksi mistään tietystä tahosta organisaation sisällä. Järjestelmän käyttöönotossa kannattaa huomioida erityisesti johdon tuki ja ohjaus, oikean tiedon saanti ja riittävä ajallinen resursointi järjestelmän käyttöönoton laajentuessa.

This thesis researched implementation of an asset management system on an in-house company of a municipality as part of a larger organizational change of knowledge work. The purpose of this research was to find out what are the possible factors that will cause exhaustion and work overload for the end users of an information system and therefore can prevent or delay the implementation of the said information system.

Research was executed as an action research, which studied the implementation of the asset management system in a development team inside organization. It also studied the interaction between the said development team and the stakeholders such as management, system developer or the first phase end users of the implemented asset management system. During this process, a literature review of an earlier research was made to compare the findings of this research.

In this research, it was found that the factors leading to delays in an information system are not connected to the said information system, its developers or its end users as such but instead they are connected to the change of knowledge work and more precisely in access to information, interaction and working methods. Based on the findings it would be useful to attend to the leadership of knowledge work, job design, dialogue, and that the implemented changes will be part of the organizational culture of work instead of being dependent of any certain party inside organization. Support and steering from the management, access to a valid information and enough resourcing of time during implementation of an information system are also noteworthy.