A study on sales, scheduling and resource planning in project environments

Abstract

The implementation of major supply projects is a complicated endeavour typically requiring the workload of countless human resources. Companies undertaking the planning of these projects are often organizations with several of these types of projects planned and implemented concurrently, and at the same time they must be able to enter into new project contracts to secure the future of the organization. Project supplier organizations must therefore plan the operations in the interface of sales and project execution to be able to successfully finish existing process and to find new projects that fit the strategic goals and internal situation of the organization.

In a multiple project situation, it is important to successfully manage single projects according to planned schedules and resource utilization. Resource management factors such as resource amount and their competencies and critical resource for each project should be identified and secured for the use of the projects. In order to enable successful project delivery, key factors are clear project schedules and task scheduling, determined task priorities as well as well-specified task deliverables.

Successful project sales phase is an important prerequisite in guaranteeing successful project execution. Most important customer requirements must be communicated between the sales function and project executing organization. The project supply organization must identify a right-size market and evaluate project prospects so that the fit of the projects to the organization’s strategic goals and internal situation is optimal and adequate resources and competencies can be secured to enable the fulfilment of long-term strategic goals and long-term success.

Suuren kokoluokan toimitusprojektien toteuttaminen vaatii tyypillisesti lukemattomien työntekijöiden työpanoksen. Tämänkaltaisia toimitusprojekteja toteuttavat yritykset tekevät usein useita projekteja samanaikaisesti, ja samalla organisaation on kyettävä varmistamaan uusien projektisopimusten solmiminen organisaation tulevaisuuden toiminnan turvaamiseksi. Projektitoimittajaorganisaatioissa onkin koko ajan kyettävä suunniteltava organisaation toiminta onnistuneesti myynnin ja toteutusorganisaation rajapinnassa olemassa olevien projektien läpiviennin onnistumiseksi ja organisaation strategiaan ja organisaation tilanteeseen sopivien uusien projektien löytämiseksi.

Moniprojektitilanteissa korostuvat yksittäisten projektien onnistunut ja aikataulun mukainen läpivienti, organisaation resurssien hallintatekijät, kuten projektiin tarvittavan resurssimäärän ja -osaamisen sekä kriittisten resurssien tunnistaminen ja varmistaminen toteutettavien projektien käyttöön. Onnistuneiden projektitoimitusten mahdollistamiseksi projektien selkeä aikatauluttaminen, työtehtävien priorisointi sekä työtehtävien kohteena olevien tuotteiden määrittely ovat avainasemassa.

Organisaation on tunnistettava oikeankokoinen markkina ja arvioitava projektimahdollisuuksien välillä kaikkein parhaiten organisaation strategiaan ja tilanteeseen sopivat projektit. Tällä varmistetaan projektien toteutusvaiheessa riittävät ja oikeanlaiset resurssit ja mahdollistetaan yrityksen pitkän aikavälin strategisten tavoitteiden ja menestyksen toteutuminen. Projektien myyntivaiheen onnistuminen on tärkeä edellytys onnistuneelle projektitoteutukselle. Tärkeimmät asiakasvaatimukset on pystyttävä viestimään myynnin ja projektia toteuttavan organisaation välillä.