Automation of financial management processes by utilizing robotic process automation : a Finnish banking case
Vanhanen, Juho (2020)
Pro gradu -tutkielma
2020
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202001081475
http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202001081475
Tiivistelmä
This thesis discusses the utilization of Robotic Process Automation (RPA) in financial management. The thesis incorporates a qualitative case study methodology to examine a Finnish SME Ltd. in banking industry. The case company is also compared to another, larger Finnish enterprise in the field of insurance. This thesis aims to examine two RPA pilot processes within a case company and one process within a reference company. The processes are examined in order to understand the current situation of RPA implementation within the main case company and to analyze feedback from the pilot processes. Some emphasis is also put on to gain insight on the future possibilities of the case company in their financial management related operations. This includes a list of concrete recommendations for the main case company to improve their further RPA pursuits based on the collected data and existing academic literature.
The existing literature suggested that RPA can be used to effectively automate various business operations that are high in volume, manual, repetitive, based on a certain set of clear rules and are in a stable IT environment. As for the processes, various traits such as the need for a long-term RPA business vision and strategy, setting up an RPA governance board and a center of excellence as well as ensuring proper employee expectation management and communication procedures were mentioned.
In conclusion, the first RPA pilot created approximately 0.0 to 1.0 FTEs reduction in the amount of workload faced by the employees and the second pilot from 0.07 to 0.12 FTEs. The employee satisfaction on the automation solutions was high with the first process and moderately high with the second automation solution. Tämä Pro gradu -tutkielma tutkii ohjelmistorobotiikan (RPA) hyödyntämismahdollisuuksia taloushallintoon liittyvissä liiketoimintaprosesseissa. Tapaustutkimuksena toteutettu tutkimus tarkastelee suomalaista keskisuurta yritystä pankki- ja rahoitusalalla. Lisäksi kohdeyritystä verrataan suomalaiseen yritykseen vakuutusalalla. Tutkimuksen kohteena on kaksi ohjelmistorobotiikan pilottiprosessia kohdeyrityksessä sekä yksi taloushallinnon prosessi vertailuyrityksessä. Prosesseja tarkastellaan kohdeyrityksen tämänhetkisen RPA-automaatiotilanteen selvittämiseksi. Selvitys tehdään ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen toiminta-asteesta kohdeyrityksessä. Selvityksen päätteeksi kohdeyrityksille on laadittu suosituksia tulevia prosesseja silmällä pitäen.
Aiheesta kirjoitettu akateeminen tutkimus osoittaa, että ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää tehokkaasti monien erilaisten liiketoimintaprosessien tarpeisiin. Tällaisia automaatiokohteita ovat prosessit, joiden volyymi on korkea, ovat luonteeltaan manuaalisia, perustuvat selkeisiin säännönmukaisuuksiin sekä sijaitsevat vakaissa ohjelmisto- tai tietokantaympäristöissä. Prosessinäkökulmasta tarkasteltuna edellisissä tutkimuksissa korostuivat suositukset pitkän aikavälin strategian ja vision luomisesta ohjelmistorobotiikan tueksi sekä ohjelmistorobotiikkaa hallinnoivan ja kehittävien tiimien perustamiseksi. Huomiota tutkimuksissa kiinnitettiin myös henkilöstön automaatio-odotusten ja viestinnän hallintaan tiimi- ja yritystasolla.
Yhteenvetona todettakoon, että ensimmäinen ohjelmistorobotiikan pilottiprojekti kohdeyrityksessä tuotti arviolta 0,0 – 1,0 täysiaikaisen työntekijän työpanosta vastaavan automaatiovaikutuksen. Toinen pilotti tuotti arviolta 0,07 – 0,12 työntekijän työpanosta vastaavan vaikutuksen. Työntekijöiden mitattu tyytyväisyys oli korkea ensimmäisessä projektissa ja kohtuullisen korkea toisessa projektissa.
The existing literature suggested that RPA can be used to effectively automate various business operations that are high in volume, manual, repetitive, based on a certain set of clear rules and are in a stable IT environment. As for the processes, various traits such as the need for a long-term RPA business vision and strategy, setting up an RPA governance board and a center of excellence as well as ensuring proper employee expectation management and communication procedures were mentioned.
In conclusion, the first RPA pilot created approximately 0.0 to 1.0 FTEs reduction in the amount of workload faced by the employees and the second pilot from 0.07 to 0.12 FTEs. The employee satisfaction on the automation solutions was high with the first process and moderately high with the second automation solution.
Aiheesta kirjoitettu akateeminen tutkimus osoittaa, että ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää tehokkaasti monien erilaisten liiketoimintaprosessien tarpeisiin. Tällaisia automaatiokohteita ovat prosessit, joiden volyymi on korkea, ovat luonteeltaan manuaalisia, perustuvat selkeisiin säännönmukaisuuksiin sekä sijaitsevat vakaissa ohjelmisto- tai tietokantaympäristöissä. Prosessinäkökulmasta tarkasteltuna edellisissä tutkimuksissa korostuivat suositukset pitkän aikavälin strategian ja vision luomisesta ohjelmistorobotiikan tueksi sekä ohjelmistorobotiikkaa hallinnoivan ja kehittävien tiimien perustamiseksi. Huomiota tutkimuksissa kiinnitettiin myös henkilöstön automaatio-odotusten ja viestinnän hallintaan tiimi- ja yritystasolla.
Yhteenvetona todettakoon, että ensimmäinen ohjelmistorobotiikan pilottiprojekti kohdeyrityksessä tuotti arviolta 0,0 – 1,0 täysiaikaisen työntekijän työpanosta vastaavan automaatiovaikutuksen. Toinen pilotti tuotti arviolta 0,07 – 0,12 työntekijän työpanosta vastaavan vaikutuksen. Työntekijöiden mitattu tyytyväisyys oli korkea ensimmäisessä projektissa ja kohtuullisen korkea toisessa projektissa.