Omat tiedot sähköisissä viranomaispalveluissa tietojohtamisen käytäntöjen näkökulmasta
Kaarna, Anssi (2020)
Pro gradu -tutkielma
2020
School of Business and Management, Kauppatieteet
Kaikki oikeudet pidätetään.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202003026996
https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe202003026996
Tiivistelmä
Tässä tutkimuksessa tarkasteltiin, miten käyttäjän omia tietoja käyttävät suomalaisten viranomaisten sähköiset palvelut edustavat julkishallinnon tietojohtamisen käytäntöjä. Tutkimuksen teoreettisena pohjamallina toimi tietojohtaminen ja sen sähköisten viranomaispalveluiden kehittämiseen sovellettavat käytännöt. Tutkimuksessa analysoidut tietojohtamisen käytännöt olivat tietojohtamisen IT-käytännöt, tiedon suojaamisen käytäntö, viranomaisen strateginen tietojohtaminen sekä tietojohtaminen ja työn organisointi.
Työn empiirinen osio toteutettiin keräämällä palveluiden aineisto suomalaisten viranomaisten julkisista lähteistä. Tulosten analysointi tehtiin kvalitatiivisella sisältöanalyysin tutkimusmenetelmällä.
Tietojohtamisen käytännöistä viranomaisten sähköisten palveluiden kohdalla selvin yhtymäkohta oli tiedon suojaamiseen. Tietoturvan korkeaan tasoon pyrkiminen on palveluiden suunnittelussa keskeinen tavoite. Vain osassa palveluista oli kiinnitetty huomiota käyttäjäystävälliseen ja saavutettavaan palvelumuotoiluun. Myös käyttäjien tuottaman tiedon sieppaaminen oli vain eräiden palveluiden tavoitteena. Osa palveluista pyrki kodifioimaan tietoa useista lähteistä yhteen palveluportaaliin, edistämään tiedon jakamisen kulttuuria ja käyttämään palvelun keräämää tietoa organisaation muutoksen tukijana.
Lähes kaikista palveluista kuitenkin puuttui tietojohtamisessa keskeisenä oleva näkemys tiedosta strategisena resurssina ja päätöksenteon perustana. Tietojohtamisen työn organisoinnin käytännöstä palveluiden kohdalla korostui niiden pyrkimys toimia viestintä- ja vuorovaikutuskanavina kansalaisen ja viranomaisen välillä. Monien palveluiden kohdalla oli havaittavissa pyrkimys uudistaa viranomaisten omia sisäisiä prosesseja digitaalisia palveluita kehittämällä. The aim of this master’s thesis was to discover how knowledge management practices are visible in government e-services of Finnish authorities which use personal data of individual citizens or other user groups. The theoretical model of the study was knowledge management and its practices. The knowledge management practices analyzed in the study were IT management practices, data protection practices, strategic information management and knowledge management and work reorganization.
The empirical part of the study was carried out by collecting data from public sources made available by Finnish authorities. The results were analyzed using qualitative content analysis.
The most prominently visible knowledge management practice in governmental e-services was the protection of information. High level of data security was a key objective in the design of several services analyzed. Only some of the services focused on user-friendly service design. Collecting additional information from users was the goal of only a few services analyzed. Some of the services sought to codify information from multiple sources into a single service portal, promote a culture of knowledge sharing and use the information gathered by the service to support organizational change.
However, almost all services lacked understanding of knowledge as a strategic resource and a basis for decision-making. The knowledge management practice of work reorganization could be identified in services which act as a channel of communication and interaction between officials and citizens. For many services, there was a noticable goal to reform internal processes of the agency involved by developing digital services.
Työn empiirinen osio toteutettiin keräämällä palveluiden aineisto suomalaisten viranomaisten julkisista lähteistä. Tulosten analysointi tehtiin kvalitatiivisella sisältöanalyysin tutkimusmenetelmällä.
Tietojohtamisen käytännöistä viranomaisten sähköisten palveluiden kohdalla selvin yhtymäkohta oli tiedon suojaamiseen. Tietoturvan korkeaan tasoon pyrkiminen on palveluiden suunnittelussa keskeinen tavoite. Vain osassa palveluista oli kiinnitetty huomiota käyttäjäystävälliseen ja saavutettavaan palvelumuotoiluun. Myös käyttäjien tuottaman tiedon sieppaaminen oli vain eräiden palveluiden tavoitteena. Osa palveluista pyrki kodifioimaan tietoa useista lähteistä yhteen palveluportaaliin, edistämään tiedon jakamisen kulttuuria ja käyttämään palvelun keräämää tietoa organisaation muutoksen tukijana.
Lähes kaikista palveluista kuitenkin puuttui tietojohtamisessa keskeisenä oleva näkemys tiedosta strategisena resurssina ja päätöksenteon perustana. Tietojohtamisen työn organisoinnin käytännöstä palveluiden kohdalla korostui niiden pyrkimys toimia viestintä- ja vuorovaikutuskanavina kansalaisen ja viranomaisen välillä. Monien palveluiden kohdalla oli havaittavissa pyrkimys uudistaa viranomaisten omia sisäisiä prosesseja digitaalisia palveluita kehittämällä.
The empirical part of the study was carried out by collecting data from public sources made available by Finnish authorities. The results were analyzed using qualitative content analysis.
The most prominently visible knowledge management practice in governmental e-services was the protection of information. High level of data security was a key objective in the design of several services analyzed. Only some of the services focused on user-friendly service design. Collecting additional information from users was the goal of only a few services analyzed. Some of the services sought to codify information from multiple sources into a single service portal, promote a culture of knowledge sharing and use the information gathered by the service to support organizational change.
However, almost all services lacked understanding of knowledge as a strategic resource and a basis for decision-making. The knowledge management practice of work reorganization could be identified in services which act as a channel of communication and interaction between officials and citizens. For many services, there was a noticable goal to reform internal processes of the agency involved by developing digital services.